Πολιτικές Coral

ABAC Policy

Έκδοση (Αρ. 1.00) (12/22)

Σκοπός και στόχοι πολιτικής

Η ΜΟΤΟΡ ΟΪΛ (ΕΛΛΑΣ) ΔΙΥΛΙΣΤΗΡΙΑ ΚΟΡΙΝΘΟΥ Α.Ε. (εφεξής η «Εταιρεία»), μαζί με τις υπόλοιπες εταιρείες του Ομίλου (εφεξής ο «Όμιλος» ή οι «Εταιρείες του Ομίλου»), κατέχει ηγετικό ρόλο στους τομείς της διύλισης αργού πετρελαίου και της πώλησης προϊόντων πετρελαίου και ενέργειας, παραγωγής ενέργειας από ανανεώσιμες πηγές και φυσικό αέριο ενώ δραστηριοποιείται τόσο στην Ελλάδα όσο και στην ευρύτερη περιοχή της Ανατολικής Μεσογείου, προμηθεύοντας περισσότερες από 40 χώρες με ένα ευρύ φάσμα προϊόντων υψηλής ποιότητας.

Η συνεχιζόμενη επιτυχία του Ομίλου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από την αξιοπιστία και την εμπιστοσύνη όλων των ενδιαφερομένων και, ιδιαίτερα, των πελατών και των επενδυτών τους.

Σύμφωνα με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας του Ομίλου, οι εταιρείες του Ομίλου δεν θα ανεχθούν οποιαδήποτε περιστατικά δωροδοκίας και διαφθοράς. Όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες και οι σχέσεις του Ομίλου αναμένεται να διέπονται από τη μέγιστη ηθική ακεραιότητα.

Ως εκ τούτου, ο Όμιλος δεσμεύεται να διεξάγει τις δραστηριότητές του σύμφωνα με τα υψηλότερα δεοντολογικά πρότυπα και να επιδεικνύει μηδενική ανοχή σε κάθε μορφή δωροδοκίας και διαφθοράς. Για αυτόν τον λόγο, ο Όμιλος θέτει σε ισχύ την παρούσα Πολιτική για την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς (εφεξής η «Πολιτική») και με μεγάλη υπευθυνότητα και επιχειρηματική ακεραιότητα, δεσμεύεται να καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια για τη διασφάλιση της διαφάνειας και της νομιμότητας.

Η Πολιτική έχει σκοπό να σκιαγραφήσει τους κινδύνους για τον Όμιλο οι οποίοι σχετίζονται με τη δωροδοκία και τη διαφθορά, να περιγράψει τις απαγορευμένες δραστηριότητες και τις διαδικασίες έγκρισης για επιτρεπόμενες δραστηριότητες, να τονίσει τις ευθύνες των αντίστοιχων μερών δυνάμει της σχετικής νομοθεσίας κατά της διαφθοράς και των πολιτικών του Ομίλου, καθώς και να καθορίσει τις διαδικασίες για τη διερεύνηση των παραβάσεων και την επιβολή πειθαρχικών μέτρων σε περίπτωση παραβάσεων. Η παρούσα Πολιτική στοχεύει επίσης στην προστασία της φήμης των Εταιρειών και των εργαζομένων του Ομίλου και στην αποφυγή πιθανών δυσμενών αστικών και ποινικών συνεπειών.

Πεδίο εφαρμογής

Η Πολιτική ισχύει για όλους τους εργαζόμενους και τις διοικητικές ομάδες των Εταιρειών του Ομίλου καθώς και για οποιαδήποτε μέρη τα οποία εκπροσωπούν οποιαδήποτε εταιρεία του Ομίλου ή εργάζονται για λογαριασμό τους.

Η Πολιτική ισχύει για όλες τις θυγατρικές του Ομίλου. Κατ’ εξαίρεση, με την επιφύλαξη συγκεκριμένων τοπικών δικαιοδοσιών ή ισχυόντων πλαισίων ειδικής εφαρμογής, ενδέχεται να πραγματοποιηθούν πιθανές αναγκαίες προσαρμογές στην Πολιτική.

Σχετικό ρυθμιστικό πλαίσιο και πρότυπα

Η Πολιτική συμμορφώνεται με τις ισχύουσες αρχές και διατάξεις της ελληνικής νομοθεσίας, και ιδιαίτερα του ελληνικού ποινικού κώδικα, ο οποίος είναι σύμφωνος με τις διατάξεις του Νόμου περί Διαφθοράς στο Εξωτερικό των Ηνωμένων Πολιτειών (FCPA) και του Νόμου περί Δωροδοκίας του Ηνωμένου Βασιλείου (UKBA).

Ορισμοί

Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής:

Κυβερνητική δωροδοκία: Αναφέρεται σε πληρωμές, προσφορές ή υποσχέσεις για οτιδήποτε αξίας, που γίνονται με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου: (i) επηρεάζοντας οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση οποιουδήποτε ημεδαπού ή αλλοδαπού δημοσίου ή κυβερνητικού αξιωματούχου υπό την επίσημη ιδιότητά του, (ii) προκαλώντας έναν δημόσιο ή κυβερνητικό αξιωματούχο να προβεί ή να παραλείψει να προβεί σε οποιαδήποτε πράξη, κατά παράβαση του νόμιμου καθήκοντος αυτού του αξιωματούχου, (iii) εξασφαλίζοντας οποιοδήποτε αθέμιτο πλεονέκτημα, ή, (iv) παρακινώντας έναν αξιωματούχο να χρησιμοποιήσει την επιρροή του σε μια κυβέρνηση ή όργανο αυτής προκειμένου να επιδράσει ή να επηρεάσει οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση της εν λόγω κυβέρνησης ή του οργάνου της.
Εμπορική δωροδοκία:
- Δωροδοκία άλλου προσώπου

Αναφέρεται σε πληρωμές, προσφορές ή υποσχέσεις για οτιδήποτε αξίας, που γίνονται με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου: (i) επηρεάζοντας οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση ιδιωτών ή φορέων (μη κυβερνητικών), (ii) παρακινώντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να προβεί ή να παραλείψει να προβεί σε οποιαδήποτε πράξη κατά παράβαση του νομίμου καθήκοντος του εν λόγω ιδιώτη ή φορέα, (iii) εξασφαλίζοντας οποιοδήποτε αθέμιτο πλεονέκτημα, ή, (iv) παροτρύνοντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να χρησιμοποιήσει την επιρροή του προκειμένου να επηρεάσει ή να επιδράσει σε οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση οποιουδήποτε άλλου ιδιώτη ή φορέα.

Δωροδοκία από άλλο πρόσωπο

Αναφέρεται σε πληρωμές, προσφορές ή υποσχέσεις για οτιδήποτε αξίας, που ζητείται ή γίνεται αποδεκτό με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου: (i) επηρεάζοντας οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση ιδιωτών ή φορέων (μη κυβερνητικών), (ii) παρακινώντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να προβεί ή να παραλείψει να προβεί σε οποιαδήποτε πράξη κατά παράβαση του νομίμου καθήκοντος του εν λόγω ιδιώτη ή φορέα, (iii) εξασφαλίζοντας οποιοδήποτε αθέμιτο πλεονέκτημα, ή, (iv) παροτρύνοντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να χρησιμοποιήσει την επιρροή του προκειμένου να επηρεάσει ή να επιδράσει σε οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση οποιουδήποτε άλλου ιδιώτη ή φορέα.

Ο,τιδήποτε αξίας: Μπορεί να περιλαμβάνει, αλλά χωρίς να περιορίζεται μόνο σε αυτά:
- Μετρητά,
- Δώρα,
- Διασκέδαση, διαμονή και γεύματα,
- Ταξιδιωτικά έξοδα,
- Υπηρεσίες,
- Προσφορές εργασίας,
- Δάνεια,
- Δωρεές ή συνεισφορές, και
- Οποιαδήποτε άλλη μεταβίβαση αξίας, ακόμη και ονομαστικής αξίας.
Αλλοδαπός δημόσιος αξιωματούχος: Οποιοσδήποτε αξιωματούχος ή εργαζόμενος αλλοδαπής κυβέρνησης ή οποιουδήποτε υπουργείου, υπηρεσίας ή οργάνου της, ή δημόσιου διεθνούς οργανισμού, ή οποιοδήποτε πρόσωπο που ενεργεί υπό επίσημη ιδιότητα εκ μέρους ή για λογαριασμό οποιασδήποτε τέτοιας κυβέρνησης ή υπουργείου, υπηρεσίας ή οργάνου, ή εκ μέρους ή για λογαριασμό οποιουδήποτε τέτοιου δημόσιου διεθνούς οργανισμού, συμπεριλαμβανομένων και των μελών των οικογενειών τους.
Δημόσιος/Κυβερνητικός αξιωματούχος:
- Οποιοσδήποτε αξιωματούχος ή εργαζόμενος μιας κυβέρνησης ή ενός κρατικού οργανισμού
- Οποιοδήποτε πρόσωπο που ενεργεί υπό επίσημη ιδιότητα για λογαριασμό μιας κυβέρνησης ή ενός κρατικού οργανισμού
- Οποιοδήποτε στέλεχος ή υπάλληλος εταιρείας ή επιχείρησης που ανήκει εξ ολοκλήρου ή εν μέρει σε μία κυβέρνηση ή κρατικό οργανισμό
- Οποιοδήποτε στέλεχος ή εργαζόμενος δημόσιου διεθνούς οργανισμού, όπως η Παγκόσμια Τράπεζα ή τα Ηνωμένα Έθνη
- Οποιοσδήποτε αξιωματούχος ή υπάλληλος πολιτικού κόμματος ή οποιοδήποτε πρόσωπο που ενεργεί υπό επίσημη ιδιότητα εκ μέρους πολιτικού κόμματος, ή/και
- Οποιοσδήποτε υποψήφιος για πολιτικό αξίωμα, συμπεριλαμβανομένων των μελών της οικογένειάς τους.
Τρίτα μέρη ή συνδεδεμένα μέρη: Οποιαδήποτε άτομα, εταιρείες, ενώσεις, συνεταιρισμοί ή άλλοι φορείς επιφορτισμένοι να ενεργούν για λογαριασμό ή προς όφελος του Ομίλου. Ο όρος περιλαμβάνει, ενδεικτικά εκπροσώπους, συμβούλους, εκπροσώπους ομάδων συμφερόντων, διανομείς, μεταπωλητές και αποκλείει κάθε είδους πελάτες του Ομίλου.
Ξέπλυμα μαύρου χρήματος: Αναφέρεται στη διεκπεραίωση προϊόντων από εγκληματικές δραστηριότητες για τη συγκάλυψη της παράνομης προέλευσής τους. Οι παράνομες πωλήσεις όπλων, το λαθρεμπόριο και οι δραστηριότητες του οργανωμένου εγκλήματος, συμπεριλαμβανομένων, για παράδειγμα, της διακίνησης ναρκωτικών και της πορνείας, καθώς και η υπεξαίρεση, οι συναλλαγές εμπιστευτικών πληροφοριών, η δωροδοκία και η απάτη μέσω ηλεκτρονικών υπολογιστών μπορούν επίσης να παράγουν προϊόντα εγκληματικών ενεργειών και να δημιουργήσουν το κίνητρο για τη «νομιμοποίηση» των παράνομα αποκτηθέντων κερδών μέσω του ξεπλύματος χρημάτων.
Κύρωση: Μια επίσημη εντολή, όπως η διακοπή του εμπορίου, που λαμβάνεται εναντίον μιας χώρας, ενός οργανισμού ή ενός φορέα προκειμένου να υπακούσει στο διεθνές δίκαιο. Ενδεικτικές ιστοσελίδες:

Γραφείο Ελέγχου Εξωτερικών Υποθέσεων (OFAC): http://www.treasury.gov/resource- center/sanctions/Programs/Pages/Programs.aspx
Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ): https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and- finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en
OHE: http://www.un.org/sc/committees/

Εμπάργκο: Μια εντολή για να σταματήσει προσωρινά κάτι, ειδικά η πραγματοποίηση συναλλαγών ή η παροχή πληροφοριών. Ενδεικτικές ιστοσελίδες:

Γραφείο Ελέγχου Εξωτερικών Υποθέσεων (OFAC): http://www.treasury.gov/resource- center/sanctions/Programs/Pages/Programs.aspx
Ευρωπαϊκή Ένωση (ΕΕ): https://ec.europa.eu/info/business-economy-euro/banking-and- finance/international-relations/restrictive-measures-sanctions_en
OHE: http://www.un.org/sc/committees/

Πολιτικώς Εκτεθειμένο Πρόσωπο (ΠΕΠ): νοείται ένα φυσικό πρόσωπο, καθώς και τα μέλη της οικογένειάς του, στο οποίο ανατίθενται ή έχουν ανατεθεί εξέχουσες δημόσιες λειτουργίες και περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

αρχηγούς κρατών, αρχηγούς κυβερνήσεων, υπουργούς και αναπληρωτές ή βοηθούς υπουργούς
μέλη κοινοβουλίων ή παρόμοιων νομοθετικών σωμάτων
μέλη των διοικητικών οργάνων των πολιτικών κομμάτων
μέλη ανώτατων δικαστηρίων, συνταγματικών δικαστηρίων ή άλλων δικαστικών οργάνων υψηλού επιπέδου, οι αποφάσεις των οποίων δεν υπόκεινται σε περαιτέρω έφεση, εκτός από εξαιρετικές περιπτώσεις
μέλη ελεγκτικών συνεδρίων ή συμβουλίων κεντρικών τραπεζών
πρεσβευτές, επιτετραμμένους και υψηλόβαθμα στελέχη των ενόπλων δυνάμεων
μέλη των διοικητικών, διαχειριστικών ή εποπτικών οργάνων κρατικών επιχειρήσεων
διευθυντές, αναπληρωτές διευθυντές και μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή ισοδύναμου οργάνου ενός διεθνούς οργανισμού.

Χώρες υψηλού κινδύνου: Δικαιοδοσίες με ασθενή μέτρα για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας (AML/CFT) σύμφωνα με την Ομάδα Χρηματοοικονομικής Δράσης (FATF). Ανατρέξτε στον ιστότοπο της FATF για τις δικαιοδοσίες υψηλού κινδύνου και άλλες δικαιοδοσίες υπό παρακολούθηση.

Μέθοδοι και τύποι δωροδοκιών

Υπάρχουν δύο μέθοδοι δωροδοκίας∙ όταν ένα άτομο προσφέρει, υπόσχεται ή δίνει δωροδοκία, αυτή αποκαλείται «ενεργητική δωροδοκία» και όταν ένα άτομο ζητά, λαμβάνει ή αποδέχεται δωροδοκία, αυτή αποκαλείται «παθητική δωροδοκία».

Γενικά, σε οποιαδήποτε «συναλλαγή» δωροδοκίας σχετική με επιχειρήσεις, υπάρχουν τέσσερα κύρια μέρη:

ο δωροδοκών
το δωροδοκούμενο πρόσωπο, και
οι αντίστοιχοι οργανισμοί τους.

Οι διαφορετικοί τύποι δωροδοκίας περιλαμβάνουν, αλλά χωρίς να περιορίζονται μόνο σε αυτά:

Χρηματισμός – Ο χρηματισμός είναι μια μορφή δωροδοκίας που καταβάλλεται σε ένα πρόσωπο με επιρροή εντός ενός οργανισμού, σε αντάλλαγμα για την εξασφάλιση οποιουδήποτε είδους οφέλους από τον οργανισμό του για το πρόσωπο που πληρώνει τη δωροδοκία. Οι χρηματισμοί πληρώνονται συνήθως από εταιρείες που επιδιώκουν να εξασφαλίσουν κερδοφόρες συμβάσεις ή συμβάσεις με ευνοϊκούς όρους. Σε αντάλλαγμα για τη βοήθειά τους, μέρος του οφέλους από τη σύμβαση καταβάλλεται (ή «ανταποδίδεται») σε έναν υπεύθυνο λήψης αποφάσεων εντός του οργανισμού που χορηγεί τη σύμβαση. Ο οργανισμός που χορηγεί τη σύμβαση δεν γνωρίζει για την πληρωμή προς το στέλεχός του.
Πληρωμές διευκόλυνσης – Οι πληρωμές διευκόλυνσης πραγματοποιούνται από μια επιχείρηση προς έναν κυβερνητικό αξιωματούχο προκειμένου να ενθαρρύνουν ή να διασφαλίσουν ότι ο αξιωματούχος εκτελεί τα κανονικά του καθήκοντα. Ένα παράδειγμα τέτοιας περίπτωσης είναι όταν μια εταιρεία πραγματοποιεί πληρωμή σε έναν τελωνειακό υπάλληλο, για να αποφύγει τις άσκοπες καθυστερήσεις στον εκτελωνισμό μιας αποστολής εμπορευμάτων. Οι πληρωμές διευκόλυνσης γίνονται προκειμένου να επηρεαστεί η συμπεριφορά ενός υπαλλήλου, αλλά σε πολλές χώρες αυτές οι συγκεκριμένες πληρωμές δεν είναι παράνομες. Ως εκ τούτου, οι εφοριακοί και οι ελεγκτές θα πρέπει να εξοικειωθούν με την αντιμετώπιση των εν λόγω πληρωμών στη δική τους χώρα.
Αθέμιτη άσκηση επιρροής – Γνωστή και ως «εμπορία» ή «εμπορία επιρροής», η αθέμιτη άσκηση επιρροής συμβαίνει όταν ένας υπάλληλος επιδιώκει να λάβει πληρωμή σε αντάλλαγμα για τη χρήση της επιρροής του προκειμένου να εξασφαλίσει ένα αδικαιολόγητο πλεονέκτημα ή εύνοια για τον πληρωτή. Ο όρος χρησιμοποιείται επίσης όταν ο πληρωτής είναι εκείνος που ζητά από έναν εργαζόμενο να χρησιμοποιήσει την επιρροή του προκειμένου να διασφαλίσει ένα αδικαιολόγητο πλεονέκτημα ή εύνοια σε αντάλλαγμα της πληρωμής. Η αθέμιτη άσκηση επιρροής είναι συχνότερο φαινόμενο στον κόσμο της πολιτικής, αλλά λαμβάνει χώρα και στις επιχειρήσεις.
Εκλογική δωροδοκία – Σε ορισμένες χώρες θεωρείται έγκλημα η δωρεά με σκοπό την προώθηση ενός υποψηφίου ή ενός πολιτικού κόμματος, όπου η πρόθεση είναι να επηρεαστεί το αποτέλεσμα των εκλογών και η διασφάλιση ή η διατήρηση μιας σύμβασης με την κυβέρνηση.

Απαγορευμένες δραστηριότητες

Κυβερνητική δωροδοκία

Οι Εταιρείες του Ομίλου, οι εργαζόμενοι και τα τρίτα μέρη απαγορεύεται να πραγματοποιούν πληρωμές, να δίνουν προσφορές ή υποσχέσεις για οτιδήποτε αξίας, που γίνονται με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου: (i) επηρεάζοντας οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση ημεδαπού ή αλλοδαπού δημοσίου αξιωματούχου υπό την επίσημη ιδιότητά του, (ii) προκαλώντας έναν κυβερνητικό ή αλλοδαπό δημόσιο αξιωματούχο να προβεί ή να παραλείψει να προβεί σε οποιαδήποτε πράξη, κατά παράβαση του νόμιμου καθήκοντος αυτού του αξιωματούχου, (iii) εξασφαλίζοντας οποιοδήποτε αθέμιτο πλεονέκτημα, ή, (iv) παρακινώντας έναν κυβερνητικό ή αλλοδαπό δημόσιο αξιωματούχο να χρησιμοποιήσει την επιρροή του σε μια κυβέρνηση ή όργανο αυτής προκειμένου να επιδράσει ή να επηρεάσει οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση της εν λόγω κυβέρνησης ή του οργάνου της.

Εμπορική δωροδοκία

Οι Εταιρείες του Ομίλου, οι εργαζόμενοι και τα τρίτα μέρη απαγορεύεται να διενεργούν ή να ζητούν ή να αποδέχονται πληρωμές, προσφορές ή υποσχέσεις για Οτιδήποτε αξίας, που γίνονται με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου: (i) επηρεάζοντας οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση ιδιωτών ή φορέων (μη κυβερνητικών), (ii) παρακινώντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να προβεί ή να παραλείψει να προβεί σε οποιαδήποτε πράξη κατά παράβαση του νομίμου καθήκοντος του εν λόγω ιδιώτη ή φορέα, (iii) εξασφαλίζοντας οποιοδήποτε αθέμιτο πλεονέκτημα, ή, (iv) παροτρύνοντας οποιονδήποτε ιδιώτη ή φορέα να χρησιμοποιήσει την επιρροή του προκειμένου να επηρεάσει ή να επιδράσει σε οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση οποιουδήποτε άλλου ιδιώτη ή φορέα.

Διευκόλυνση πληρωμών

Οι Εταιρείες του Ομίλου, οι εργαζόμενοι και τα Τρίτα μέρη απαγορεύεται να διευκολύνουν πληρωμές ή «προμήθειες».

Ξέπλυμα χρήματος

Απαγορεύεται στις Εταιρείες του Ομίλου, στους εργαζόμενους και σε Τρίτα μέρη να διευκολύνουν δραστηριότητες νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Αν και οι Εταιρείες του Ομίλου δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της Οδηγίας ΕΕ για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες (AML), η Πολιτική εισάγει την υποχρέωση όλων των εργαζομένων να είναι ενήμεροι και να ειδοποιούνται προκειμένου να προστατεύονται οι Εταιρείες του Ομίλου από την χρήση τους για δραστηριότητες ξεπλύματος χρημάτων.

Τομείς εστίασης ενδιαφέροντος

Για την πρόληψη και την καταπολέμηση της δωροδοκίας και της διαφθοράς, οι Εταιρείες του Ομίλου έχουν αναγνωρίσει τους πιθανούς τομείς υψηλότερου κινδύνου για τους οποίους θα ισχύουν ειδικοί κανόνες προκειμένου να επιτευχθεί ο μετριασμός των κινδύνων και των πιθανών δυσμενών επιπτώσεων για τις εταιρείες του Ομίλου, τους εργαζομένους του και την κοινωνία.

Δώρα, ταξίδια, ψυχαγωγία και οτιδήποτε αξίας

Γενικοί κανόνες

Απαγορεύεται στους εργαζόμενους του Ομίλου και σε Τρίτα μέρη να δίνουν, να υπόσχονται ή να προσφέρουν Οτιδήποτε αξίας σε οποιοδήποτε πρόσωπο με σκοπό να επηρεάσουν οποιαδήποτε πράξη ή απόφαση του προσώπου ή/και του φορέα που αυτό εκπροσωπεί, προκειμένου να διασφαλιστεί ένα αθέμιτο πλεονέκτημα ή να αποκτήσει ή να διατηρήσει άλλως τις επιχειρηματικές δραστηριότητες για τις Εταιρείες του Ομίλου. Επιπλέον, οι εργαζόμενοι του Ομίλου και τα Τρίτα μέρη απαγορεύεται να διενεργούν, να ζητούν ή να αποδέχονται πληρωμές, προσφορές ή o,τιδήποτε αξίας.

Εξαιρέσεις από τη γενική απαγόρευση αποτελούν τα μικρά δώρα, τα διαφημιστικά είδη της εταιρείας ή δείγματα εκτίμησης ή ευγνωμοσύνης, τα οποία είναι συχνά ένας κατάλληλος τρόπος στον επιχειρηματικό κλάδο για να επιδείξουμε σεβασμό ο ένας προς τον άλλον. Τα χαρακτηριστικά γνωρίσματα κατάλληλης προσφοράς και λήψης δώρου είναι η συμβολική αξία του δώρου, αυτό να προσφέρεται ανοιχτά και με διαφάνεια, να καταχωρείται σωστά στα βιβλία και τα αρχεία της Εταιρείας και να αντανακλά μόνο την εκτίμηση ή την ευγνωμοσύνη και να είναι επιτρεπτό σύμφωνα με την τοπική νομοθεσία. Απαγορεύονται τα αλλεπάλληλα δώρα προς το ίδιο πρόσωπο. Για οποιαδήποτε δαπάνη σχετική με δώρα τηρείται η εκάστοτε ισχύουσα διαδικασία έγκρισης εξόδων που ακολουθεί η κάθε εταιρεία του Ομίλου.

Τα έξοδα ταξιδιού επιτρέπονται, υπό την προϋπόθεση ότι τα εν λόγω έξοδα αποτελούν συνήθεις δαπάνες τις οποίες θα απαιτούσε ένας εργαζόμενος της Εταιρείας υπό τις ίδιες συνθήκες και οι οποίες καταχωρούνται ορθά στα βιβλία της Εταιρείας. Η χορήγηση εύλογων εξόδων ταξιδιού και διαμονής και καλή τη πίστει, ειδικά προς Κυβερνητικό ή Αλλοδαπό Δημόσιο Αξιωματούχο, επιτρέπεται όταν εγκρίνονται κατάλληλα, καταγράφονται δεόντως στα βιβλία της Εταιρείας και υπό τις συνθήκες στις οποίες τα έξοδα σχετίζονται άμεσα με την προβολή, την επίδειξη ή την επεξήγηση των προϊόντων ή των υπηρεσιών της Εταιρείας ή σχετίζονται με την εκτέλεση ή τη διεκπεραίωση από την Εταιρεία μιας σύμβασης με μία κυβέρνηση ή έναν οργανισμό. Ως εκ τούτου, τα έξοδα ταξιδιού προς Κυβερνητικούς Αξιωματούχους και Αλλοδαπούς Δημόσιους Αξιωματούχους επιτρέπονται μόνο αν το ταξίδι αποσκοπεί σε σκοπούς εκπαίδευσης ή επιθεώρησης εγκαταστάσεων ή για οποιονδήποτε άλλο σκοπό που σχετίζεται με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες και την ομαλή λειτουργία τους και τη συνέχισή τους.

Απαγορεύονται τα ακόλουθα είδη δαπανών:

Δαπάνες για μέλη της οικογένειας που συνοδεύουν το εν λόγω πρόσωπο
Δαπάνες για επιπλέον ημέρες ταξιδιού σε τουριστικούς προορισμούς ή επισκέψεις σε οικογένεια ή φίλους.

Έξοδα ψυχαγωγίας και ταξιδιού, όπως εύλογες δαπάνες για γεύματα και ταξίδια επιτρέπονται εφόσον έχει τηρηθεί η εκάστοτε ισχύουσα διαδικασία έγκρισης εξόδων που ακολουθεί η κάθε εταιρεία του Ομίλου.

Φιλανθρωπικές δωρεές

Γενικοί κανόνες

Απαγορεύεται η παροχή φιλανθρωπικής δωρεάς με σκοπό την αθέμιτη επιρροή Κυβερνητικού Αξιωματούχου, Αλλοδαπού Δημόσιου Αξιωματούχου ή οποιουδήποτε άλλου προσώπου, με αντάλλαγμα οποιαδήποτε αθέμιτη εύνοια ή όφελος για τις Εταιρείες του Ομίλου. Δωρεές απευθείας σε μια κρατική υπηρεσία, σε ιδρύματα, σε φορείς ή σε τοπικές κοινωνίες ενδέχεται να επιτρέπεται να γίνονται ως μέρος μιας φιλανθρωπικής προσπάθειας σύμφωνα με την Πολιτική Κοινωνικής Συνεισφοράς της Εταιρείας και της σχετικής διαδικασίας, όπως είναι αναρτημένη στην ιστοσελίδα της Εταιρείας.

Γενικά, οι φιλανθρωπικές δωρεές επιτρέπονται όταν εντάσσονται στις πρακτικές των Εταιρειών του Ομίλου περί δωρεών και καταχωρούνται δεόντως στα βιβλία τους. Οι δωρεές μπορεί να περιλαμβάνουν τη χορήγηση χρημάτων ή δωρεάν προϊόντων.

Όλες οι προτεινόμενες δωρεές αξιολογούνται και θα πρέπει να υποστηρίζονται από το αρμόδιο τμήμα, όπως αναγράφεται στην Πολιτική Κοινωνικής Συνεισφοράς του Ομίλου, με βάση τη σημασία τους, καθώς και τη σαφήνεια και την εγκυρότητα του υποστηρικτικού υλικού και της τεκμηρίωσης της πρότασης. Το αρμόδιο τμήμα θα πρέπει να αξιολογήσει την πρόταση και να διεξαγάγει τη δέουσα επιμέλεια στους δικαιούχους οργανισμούς / πρόσωπα προκειμένου να διασφαλιστεί ότι οι προτεινόμενες δωρεές προσφέρονται ως μέρος της φιλανθρωπικής προσπάθειας του Ομίλου και ότι δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως μέσο για τον αθέμιτο επηρεασμό αποφάσεων ή ενεργειών με σκοπό να ωφεληθεί οποιαδήποτε από τις Εταιρείες του Ομίλου.

Θεμελιώδεις έλεγχοι

Όλες οι προτεινόμενες δωρεές αξιολογούνται και θα πρέπει να υποστηρίζονται από το αρμόδιο τμήμα και να υποβάλλονται για έγκριση βάσει των Δικαιοδοσιών Εγκρίσεων (ΜοΑ) της κάθε Εταιρείας του Ομίλου.
Το αρμόδιο τμήμα τηρεί μητρώο για τις δωρεές που προσφέρει ο Όμιλος, ενώ τα δελτία πληρωμών και οι αποδείξεις πληρωμών τηρούνται από το Τμήμα Πληρωμών.

Οι ανωτέρω γενικοί κανόνες και οι κύριοι έλεγχοι θα πρέπει να τηρούνται σύμφωνα με την Πολιτική Κοινωνικής Συνεισφοράς του Ομίλου.

Άσκηση συλλογικής επιρροής (Lobbying)

Γενικοί κανόνες

Αν και η Εταιρεία δεν συμμετέχει άμεσα σε ομάδα άσκησης συλλογικής επιρροής, αναγνωρίζει τη σημασία της συμμετοχής σε συζητήσεις πολιτικής για θέματα θεμιτού ενδιαφέροντος που σχετίζονται με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες, τους εργαζομένους, τους πελάτες της ή τις κοινότητες στις οποίες δραστηριοποιούνται οι Εταιρείες του Ομίλου. Κάθε Εργαζόμενος ή Συνεργαζόμενο Πρόσωπο που ασκεί επιρροή εκ μέρους της Εταιρείας πρέπει να συμμορφώνεται με όλες τις απαιτήσεις των νόμων και κανονισμών, συμπεριλαμβανομένης της εγγραφής και της αναφοράς.

Κύριοι έλεγχοι:

Η αρμόδια μονάδα θα πρέπει να ορίσει τι σημαίνει ο όρος lobbying, ποιος μπορεί να χαρακτηριστεί ως εκπρόσωπος ομάδας συμφερόντων και ποιες είναι οι αμοιβές στην περίπτωση ενός εξωτερικού εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων, προκειμένου να λάβει την έγκριση από το Δ.Σ.
Η αρμόδια μονάδα θα πρέπει να διατηρεί μητρώο για όσους ασκούν επιρροή για λογαριασμό της Εταιρείας.
Σε περίπτωση χρήσης εξωτερικού εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων, η υπεύθυνη μονάδα θα πρέπει να διεξάγει τη δέουσα επιμέλεια πριν από τον διορισμό και θα πρέπει να επαναλαμβάνει τη διαδικασία σε τακτά χρονικά διαστήματα. Ενδεικτικά, αυτή θα πρέπει να περιλαμβάνει τον έλεγχο της φήμης και των προτύπων του εκπροσώπου ομάδας συμφερόντων, του επιπέδου του προγράμματος καταπολέμησης της δωροδοκίας και της διαφθοράς, του ελέγχου ΠΕΠ και των κυρώσεων, καθώς και τον δυνητικά δυσμενή έλεγχο των μέσων.
Η αρμόδια μονάδα θα πρέπει να ελέγχει ότι οι αμοιβές των εκπροσώπων ομάδων συμφερόντων είναι κατάλληλες για τις παρεχόμενες υπηρεσίες και ότι τυχόν δώρα και φιλοξενία που παρέχονται από αυτούς παρέχεται σύμφωνα με τις πολιτικές του Ομίλου.
Η αρμόδια μονάδα θα πρέπει να διασφαλίζει ότι όλες οι συναλλαγές τεκμηριώνονται πλήρως και καταγράφονται με ακρίβεια.

Επιλογή Προσωπικού

Γενικοί κανόνες

Γενικά, όλες οι Εταιρείες του Ομίλου δεν θα πρέπει να προσλαμβάνουν Κυβερνητικούς Αξιωματούχους, δεδομένου ότι η πρόσληψη τέτοιων προσώπων θα συνεπαγόταν την παροχή διασφάλισης χρημάτων απευθείας σε έναν Κυβερνητικό Αξιωματούχο. Η πρόσληψη πρώην Κυβερνητικών Αξιωματούχων μπορεί να είναι κατάλληλη υπό ορισμένες συνθήκες και πάντα σύμφωνα με τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες Ανθρώπινου Δυναμικού των Εταιρειών του Ομίλου. Επιπλέον, όλες οι Εταιρείες του Ομίλου θα πρέπει να είναι προσεκτικές και να ακολουθούν τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες Ανθρώπινου Δυναμικού των Εταιρειών του Ομίλου όσον αφορά την πρόσληψη μελών της οικογένειας και στενών φίλων των Κυβερνητικών Αξιωματούχων, καθώς οι προσφορές εργασίας προς αυτά τα πρόσωπα ενδέχεται να εκληφθούν ως «Ο,τιδήποτε αξίας» παρεχόμενο σε Κυβερνητικούς Αξιωματούχους.

Βασικοί έλεγχοι

Η Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού ακολουθεί σαφείς πολιτικές και διαδικασίες που διέπουν τέτοιες σχέσεις με κυβερνητικούς αξιωματούχους, καθώς και για τα μέλη της οικογένειας και τους στενούς φίλους κυβερνητικών αξιωματούχων, συμπεριλαμβανομένων:

Ελέγχου αν έχει παρέλθει η περίοδος αναστολής κατά την πρόσληψη προσώπων από τον δημόσιο τομέα.
Εφαρμογής των ίδιων, ή όχι λιγότερο αυστηρών, πολιτικών και διαδικασιών πρόσληψης που θα ίσχυαν για ένα μη κυβερνητικό στέλεχος για μια τέτοια θέση. Πιο συγκεκριμένα, πραγματοποιείται συνέντευξη όπου εξετάζεται ότι ο υποψήφιος ταιριάζει στις ανάγκες της θέσης και συμβαδίζει με την κουλτούρα και τις αξίες των Εταιρειών του Ομίλου. Το πάνελ συνεντεύξεων μπορεί να αποτελείται από τρία άτομα και μπορεί επιπλέον να περιέχει «Δοκιμές αξιολόγησης στο διαδίκτυο» και μελέτες περιπτώσεων και παρουσιάσεις.
Διασφάλιση ότι η αποζημίωση των εν λόγω προσώπων είναι λογική και κατάλληλη για τη θέση και συνάδει με την παρόμοια θέση οποιουδήποτε άλλου προσώπου που προσελήφθη από την Εταιρεία.
Ακολουθώντας την ίδια διαδικασία επανεξέτασης επιδόσεων που θα ακολουθείτο για ένα συγκρίσιμο μη κυβερνητικό στέλεχος μετά την πρόσληψη του πρώην Κυβερνητικού Αξιωματούχου.

Οι ανωτέρω γενικοί κανόνες και οι κύριοι έλεγχοι θα πρέπει να τηρούνται σύμφωνα με τις Πολιτικές και τις Διαδικασίες Πολιτικές και Διαδικασίες Ανθρώπινου Δυναμικού των Εταιρειών του Ομίλου.

Σχέσεις με Τρίτα μέρη (πωλητές, επιχειρηματικούς συνεργάτες κ.λπ.)

Γενικοί κανόνες

Τα Τρίτα μέρη ενδέχεται να αντιπροσωπεύουν έναν πιθανό κίνδυνο δωροδοκίας και διαφθοράς για τις Εταιρείες του Ομίλου, καθώς ενδέχεται να μην λειτουργούν σύμφωνα με τα πρότυπα του Ομίλου και να εκθέσουν την Εταιρεία σε νομικούς κινδύνους και σε διακινδύνευση της φήμης της. Για αυτόν το λόγο, όλες οι Εταιρείες του Ομίλου υποχρεούνται να ακολουθούν σύμφωνα και με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας του Ομίλου μια ολοκληρωμένη και συνεπή προσέγγιση για τη διαχείριση των Τρίτων μερών σε όλες τις λειτουργίες της Εταιρείας, πριν και κατά την πρόσληψή τους, προκειμένου να αποφευχθούν ή να μετριαστούν οι προαναφερθέντες κίνδυνοι.

Επιπλέον, οποιεσδήποτε πληρωμές πραγματοποιούνται προς Τρίτα Μέρη, συμπεριλαμβανομένων προμηθειών, αποζημιώσεων, επιστροφών, πρέπει να είναι συνηθισμένες και εύλογες σε σχέση με τις παρεχόμενες υπηρεσίες και να τεκμηριώνονται επακριβώς στα βιβλία και τα αρχεία της Εταιρείας. Οι εν λόγω πληρωμές δεν πραγματοποιούνται σε μετρητά.

Τα κύρια στοιχεία που αποτελούν το βασικό πλαίσιο διαχείρισης Τρίτων μερών του Ομίλου περιλαμβάνουν:

Προσδιορισμός των Τρίτων μερών στα οποία ισχύει η τρέχουσα Πολιτική.

Τρίτα μέρη είναι οποιοσδήποτε συνεργάτης με τον οποίο μια εταιρεία ασκεί τις δραστηριότητές της.

Ο πληθυσμός Τρίτων μερών της εταιρείας μπορεί να περιλαμβάνει:

Πωλητές/προμηθευτές
Διανομείς/μεταπωλητές
Εμπειρογνώμονες και συμβούλους (φορολογικούς, νομικούς, οικονομικούς, επιχειρηματικούς)
Παρόχους υπηρεσιών,(διακίνηση προϊόντων, διαχείριση εφοδιαστικής αλυσίδας, αποθήκευση, συντήρηση, επεξεργασία)
Εργολάβους/υπεργολάβους
Αντιπροσώπους μάρκετινγκ και πωλήσεων
Λοιπούς διαμεσολαβητές

Δέουσα επιμέλεια

Οι αρμόδιες μονάδες θα πρέπει να ελέγχουν τα Τρίτα μέρη για προειδοποιητικά σημάδια, προκειμένου να επιτρέψουν στις Εταιρείες του Ομίλου να αποφύγουν τη συσχέτιση με Τρίτα μέρη που θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε κίνδυνο την φήμη τους ή σε νομικές ευθύνες. Η διαδικασία δέουσας επιμέλειας θα πρέπει ενδεικτικά να περιλαμβάνει:

Έλεγχο για προϋπάρχουσα ή πιθανή επιχειρηματική σχέση με την Εταιρεία.
Ύπαρξη σχέσης με Κυβερνητικό Αξιωματούχο ή ΠΕΠ.
Έλεγχο κυρώσεων, καθώς και έλεγχο για προειδοποιητικά σημάδια, όπως ζητήματα ακεραιότητας στο παρελθόν και δυσμενείς πληροφορίες στα μέσα.
Ανασκόπηση ετήσιων εκθέσεων και οικονομικών καταστάσεων.

Εάν κριθεί απαραίτητο με βάση την αρχική αξιολόγηση, θα πρέπει να ζητηθούν περαιτέρω πληροφορίες και τεκμηρίωση σχετικά με:

Τις παρεχόμενες υπηρεσίες
Εταιρικές πληροφορίες (όπως αποδεικτικό ιδιοκτησίας, εάν δεν έχουν ζητηθεί ή παρασχεθεί προηγουμένως)
Μέλη της ηγεσίας των Τρίτων Μερών και όσους θα συνεργαστούν με την Εταιρεία
Δομή διακυβέρνησης
Αναφορές από ομότιμες εταιρείες
Αποκάλυψη δικαστικών/ποινικών ή διοικητικών ενεργειών
Κώδικας δεοντολογίας (εάν δεν έχει ζητηθεί ή παρασχεθεί προηγουμένως)
Πρόγραμμα κατά της δωροδοκίας, συμπεριλαμβανομένης της πολιτικής και της εκπαίδευσης που παρέχεται στους εργαζόμενους
Συμμόρφωση/ευθυγράμμιση με τις πολιτικές της ίδιας της Εταιρείας (εάν δεν έχει ζητηθεί ή παρασχεθεί προηγουμένως)
Χρήση υπεργολάβων /άλλων Τρίτων μερών
Επιστολή σχετικά με σχέσεις με Κυβερνητικούς Αξιωματούχους, συμπεριλαμβανομένων των οικογενειακών σχέσεων διευθυντή και προσωπικού με ΠΕΠ και Κυβερνητικούς Αξιωματούχους και σχετικά με την απασχόληση ΠΕΠ και εταιρειών που ανήκουν σε ΠΕΠ περαιτέρω στην αλυσίδα εφοδιασμού (εάν δεν έχει ζητηθεί ή παρασχεθεί προηγουμένως).

Η τελική έκθεση δέουσας επιμέλειας υπογράφεται από την αρμόδια μονάδα ως ικανοποιητική ή όχι και η απαραίτητη έγκριση/απόρριψη της διοίκησης λαμβάνεται από το κατάλληλο διοικητικό επίπεδο προκειμένου να προχωρήσει η σύναψη σύμβασης με τα Τρίτα Μέρη.

Η ανωτέρω διαδικασία δεν είναι υποχρεωτική σε κάθε περίπτωση που οι Εταιρείες του Ομίλου προχωρούν σε ανάθεση με προεγκεκριμένα Τρίτα Μέρη ή με Τρίτα μέρη που περιλαμβάνονται στη λίστα επιλογής της Εταιρείας.

Η αρμόδια μονάδα θα πρέπει να πραγματοποιεί ενημέρωση της υφιστάμενης δέουσας επιμέλειας σε τακτική βάση και για κάθε ενεργή σχέση Τρίτου Μέρους.

Σύμβαση

Με την έγκριση να προχωρήσει η ανάθεση με τα Τρίτα Μέρη, η αρμόδια μονάδα, σε συνεργασία με το Νομικό Τμήμα της Εταιρείας, προχωρά στη σύνταξη και την υπογραφή της σχετικής επιστολής/σύμβασης ανάθεσης.

Κύριοι έλεγχοι

Μόλις τεθεί σε ισχύ μια σύμβαση, οι ακόλουθοι έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται σε όλες τις σχέσεις Τρίτων Μερών, με έμφαση σε εκείνες που χαρακτηρίζονται ως υψηλότερου κινδύνου:

Έλεγχος ότι υπάρχει έγκυρη αναφορά δέουσας επιμέλειας για κάθε σχέση Τρίτων Μερών.
Έλεγχος ότι οι δραστηριότητες που τιμολογούνται συμμορφώνονται με τις πολιτικές της Εταιρείας για τη φιλοξενία, τα έξοδα ταξιδιού, τα δώρα και τις πληρωμές διευκόλυνσης και ότι υπάρχει μια σχετική σύμβαση.
Πραγματοποίηση επιτόπιων ελέγχων, επιλέγοντας συναλλαγές με Τρίτα Μέρη, διασφαλίζοντας ότι τηρείται αξιόπιστη τεκμηρίωση για Τρίτα Μέρη και ότι οι συναλλαγές καταγράφονται επακριβώς.
Έλεγχος ότι οι πληρωμές είναι κατάλληλες για τα αγαθά και τις υπηρεσίες που παρέχονται.
Απαγόρευση πληρωμών σε μετρητά και επιβολή ισχυρών ελέγχων μικρών ποσών μετρητών.

Οι ανωτέρω γενικοί κανόνες και οι κύριοι έλεγχοι θα πρέπει να τηρούνται σύμφωνα με τις Πολιτικές Προμηθειών και Διαχείρισης Τρίτων Μερών και τις Δικαιοδοσίες Έγκρισης των Εταιρειών του Ομίλου.

Χρηματοοικονομικοί και Λογιστικοί Έλεγχοι

Σύμφωνα με όλους τους σχετικούς κανόνες, τα πρότυπα και τις εσωτερικές διαδικασίες, οι Εταιρείες του Ομίλου απαιτούν να τηρούνται όλα τα βιβλία, οι εγγραφές και οι λογαριασμοί σε εύλογο βαθμό λεπτομερειών, ώστε να διασφαλίζεται ότι όλες οι πληρωμές (καταβληθείσες ή αποδεκτές) είναι ακριβείς και δίκαιες και αντικατοπτρίζουν κάθε συναλλαγή. Επιπλέον, όλες οι δαπάνες που εγκρίνονται υπολογίζονται και καταχωρούνται με ακρίβεια, συμπεριλαμβανομένων των κατάλληλων δικαιολογητικών, πριν αποζημιωθούν.

Διαδικασίες για τη διερεύνηση παραβάσεων ή ζητημάτων

Κάθε εργαζόμενος που διαπιστώνει μία παράβαση της Πολιτικής είναι υποχρεωμένος να επικοινωνήσει άμεσα με τη Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης.

Κάθε εργαζόμενος που βρίσκεται σε αμφιβολία, υποψιάζεται ότι η Πολιτική έχει παραβιαστεί ή έχει ανησυχίες για προηγούμενες ή προτεινόμενες ενέργειες από οποιονδήποτε εντός των Εταιρειών του Ομίλου ή οποιαδήποτε Τρίτα Μέρη που εργάζονται για τις Εταιρείες του Ομίλου υπό οποιαδήποτε ιδιότητα, ενθαρρύνεται να επικοινωνήσει με τη Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης ή να κάνει χρήση των διαθέσιμων καναλιών και διαδικασιών αναφοράς του Ομίλου, που προβλέπονται από την Πολιτική Αναφορών του Ομίλου.

Παρακάτω παρουσιάζονται ορισμένα προειδοποιητικά σημάδια για ενδεχόμενες ενδείξεις δωροδοκίας ή διαφθοράς (βλ. αναλυτική λίστα στο Παράρτημα Α):

Συναλλαγές υψηλού κινδύνου: Χρησιμοποιώντας σταθμίσεις, αναζητήστε βασικές λέξεις επικινδυνότητας, όπως αμοιβή συμβούλου, δώρα, διευκόλυνση, μετρητά, ημερήσιες αποζημιώσεις, διάφορους και μη τυποποιημένους όρους όπως αμοιβές συντήρησης πελατών, αμοιβές συνεργασίας πελατών, παρεχόμενες υπηρεσίες.
Δώρα, φιλοξενία και έξοδα: Προσδιορίστε συχνές συναλλαγές, υπερβολικά συγκεντρωτικά ποσά που αφορούν σε Τρίτα Μέρη ή οποιεσδήποτε συναλλαγές που αφορούν σε ΠΕΠ.
Χώρες υψηλού κινδύνου: Συναλλαγές με Τρίτα Μέρη σε χώρες υψηλού κινδύνου.
Τρίτα Μέρη υψηλού κινδύνου: Αυτά θα έχουν εντοπιστεί στις αξιολογήσεις κινδύνου και στις διαδικασίες δέουσας επιμέλειας.
Επαναλαμβανόμενες συναλλαγές ακριβώς κάτω από το όριο προσυπογραφής: Για παράδειγμα, ένας εργαζόμενος υποδιαιρεί μια παραγγελία σε τμήματα για να αποφύγει την υποχρέωση λήψης προσυπογραφής, σε μια προσπάθεια να υποβάλει ανάρμοστα μεγαλύτερες παραγγελίες.
Επαναλαμβανόμενα ποσά με στρογγυλοποιημένη τιμή: Προσδιορίστε εργαζομένους με περισσότερες από έναν καθορισμένο αριθμό συναλλαγών δαπανών που ανέρχονται σε αντίστοιχα ποσά μετρητών πάνω από ένα συγκεκριμένο όριο, σε μια καθορισμένη χρονική περίοδο.
Υπερπληρωμένες εντολές αγορών: Εντολές αγοράς όπου το συνολικό ποσό πληρωμής ήταν μεγαλύτερο από το συνολικό ποσό της εντολής αγοράς.
Παραλλαγές σύμβασης: Παραγγελίες ή συμβάσεις από εργαζόμενους στις οποίες οι παραλλαγές ή οι βιαστικές παραγγελίες είναι συχνές.
Απόδειξη τιμολογίου μεγαλύτερη από την απόδειξη εμπορευμάτων: Τιμολόγια στα οποία το ποσό είναι μεγαλύτερο από το ποσό του παραστατικού εμπορευμάτων.

Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης θα πρέπει να τηρεί μητρώο με όλες τις αναφορές δωροδοκίας και διαφθοράς ή/και τις ανησυχίες που υποβάλλονται (προφορικά ή γραπτά) από οποιονδήποτε εργαζόμενο, συμπεριλαμβανομένων όλων των απαιτούμενων πληροφοριών για το περιστατικό / την ανησυχία, μια σχετική αξιολόγηση κινδύνου, καθώς και την πρόοδο της διερεύνησης.

Τα βασικά βήματα της διαδικασίας διερεύνησης περιγράφονται παρακάτω:

Βήμα

Ρόλος

Μόλις ληφθούν οι πληροφορίες ή οι ισχυρισμοί για ένα συμβάν, η Μονάδα Συμμόρφωσης επισημαίνει το συμβάν αμέσως στο σχετικό μητρώο και πραγματοποιεί μια αρχική αξιολόγηση επικινδυνότητας.

Σε περίπτωση γραπτών αναφορών συμβάντων, ενημερώνει εντός 3 εργάσιμων ημερών τον αποστολέα ότι η αναφορά έχει παραληφθεί και θα διερευνηθεί αναλόγως.

Σημείωση: Όλα τα περιστατικά ή/και οι ανησυχίες θα πρέπει να υποβάλλονται σε διαλογή για να διαπιστωθεί η αξιοπιστία τους, καθώς και η κλίμακα και η σοβαρότητα των σχετικών θεμάτων, στοιχεία που θα καθορίσουν το κατάλληλο επίπεδο ανταπόκρισης του.

Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης

2	Με την ολοκλήρωση της αξιολόγησης κινδύνου, η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης ενημερώνει την Ανώτατη Διοίκηση – Επιτροπή Ελέγχου της Εταιρείας και τον Επικεφαλής του Νομικού Τμήματος προκειμένου να αποφασίσουν για τα επόμενα βήματα και να διερευνήσουν εάν υπάρχει πιθανή έκθεση βάσει της νομοθεσίας περί δωροδοκίας. Σημείωση: Ένα περιστατικό θα πρέπει να αξιολογείται ως υψηλού κινδύνου, μόνο εάν υπάρχει ενδεχόμενη έκθεση βάσει της νομοθεσίας περί δωροδοκίας.	Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης
3	Με βάση τα ανωτέρω, η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης ενημερώνει την αρχική εκτίμηση κινδύνου και προχωρά στα ακόλουθα βήματα κατόπιν έγκρισης από την Ανώτατη Διοίκηση:	Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης
3.1	Συντονίζεται με τον Εσωτερικό Έλεγχο για τη διενέργεια ad-hoc ελεγκτικής διερεύνησης προκειμένου να αξιολογηθεί εάν: οι πιθανοί κίνδυνοι της Εταιρείας εξετάστηκαν σε προηγούμενες ελεγκτικές εργασίες ή όχι, και υπάρχει κάποιος εργαζόμενος για τον οποίο διαπιστώθηκε ότι παραβιάζει την τρέχουσα Πολιτική και θα πρέπει να υποβληθεί σε πειθαρχικά μέτρα σύμφωνα με την Ενότητα 11 παρακάτω. Στο πλαίσιο της διερεύνησης, ο Εσωτερικός Έλεγχος πιθανότατα θα χρειαστεί να ασκήσει τα συμβατικά δικαιώματα ελέγχου Τρίτων Μερών, να προστατεύσει και να επανεξετάσει την τεκμηρίωση και τα ηλεκτρονικά αρχεία και να διενεργήσει εσωτερικές συνεντεύξεις και συνεντεύξεις Τρίτων Μερών. Εάν το περιστατικό αξιολογηθεί ως υψηλού κινδύνου και υπάρχει ενδεχόμενη έκθεση βάσει της νομοθεσίας περί δωροδοκίας, η Εταιρεία μπορεί να εμπλέξει τη χρήση εξωτερικής εταιρείας με ερευνητική εμπειρογνωμοσύνη.	Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης -Εσωτερικός Έλεγχος
4	Με την ολοκλήρωση του ελέγχου και τη λήψη της έκθεσης ελέγχου, οι εμπλεκόμενες μονάδες προχωρούν στις απαιτούμενες διορθωτικές ενέργειες	Εσωτερικός Έλεγχος
5	Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης ενημερώνει το σχετικό μητρώο με όλες τις απαιτούμενες πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της έρευνας, καθώς και τις διορθωτικές ενέργειες (εάν υπάρχουν). Εάν κριθεί απαραίτητο, η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης ενημερώνει τον εργαζόμενο που υπέβαλε την αναφορά περιστατικού για την πρόοδο και τα αποτελέσματα της έρευνας.	Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης

Πειθαρχική Διαδικασία

Οι παραβάσεις των νόμων και κανονισμών κατά της διαφθοράς και της δωροδοκίας ενδέχεται να επιφέρουν αστικές και ποινικές κυρώσεις για τις Εταιρείες του Ομίλου και τους εργαζομένους τους. Οποιοσδήποτε εργαζόμενος μπορεί να διερευνηθεί από κυβερνητικές ρυθμιστικές αρχές σε διαφορετικές δικαιοδοσίες και, ανάλογα με τις περιστάσεις, να διωχθεί διοικητικά, σύμφωνα με το εφαρμοστέο αστικό δίκαιο ή το ποινικό δίκαιο.

Επιπλέον, οποιοσδήποτε εργαζόμενος για τον οποίο διαπιστώθηκε ότι παραβιάζει την Πολιτική θα υπόκειται σε πειθαρχικά μέτρα σύμφωνα με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας και την πολιτική πειθαρχικών μέτρων του Ομίλου.

Ρόλοι και Ευθύνες

Ρόλος	Ευθύνη
Δ.Σ.	Εγκρίνει την Πολιτική.
Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης	Η Μονάδα κανονιστικής Συμμόρφωσης είναι ο κάτοχος της Πολιτικής και έχει τη συνολική ευθύνη για την ενημέρωση και την παρακολούθηση της Πολιτικής. Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης έχει επίσης την ευθύνη να διαχειρίζεται οποιαδήποτε αναφορά ή ανησυχία για περιστατικά δωροδοκίας και διαφθοράς.
Όλοι οι εργαζόμενοι	Ευθύνη όλων των εργαζομένων για τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με την Πολιτική και την πρόληψη, τον εντοπισμό και την αναφορά δωροδοκίας και άλλων μορφών διαφθοράς.
Υπεύθυνες Μονάδες / Όλα τα επίπεδα της εταιρείας	Ευθύνη για την παρακολούθηση των ελέγχων που θα πρέπει να υλοποιούνται σε όλα τα επίπεδα της Εταιρείας.
Εσωτερικός Έλεγχος	Ο εσωτερικός έλεγχος αποτελεί μέρος του προγράμματος κατά της δωροδοκίας, καθώς σκοπός του είναι η εξέταση των κινδύνων, η αξιολόγηση της αποτελεσματικότητας των ελέγχων, η συμβολή στη βελτίωση και ο εντοπισμός περιστατικών δωροδοκίας και διαφθοράς.
Ανθρώπινο Δυναμικό	Ευθύνη για την παρακολούθηση των ελέγχων που πρέπει να διενεργούνται σχετικά με την επιλογή του προσωπικού. Επιπλέον, το Ανθρώπινο Δυναμικό είναι υπεύθυνο να σχεδιάσει μια αποτελεσματική εκπαίδευση και ευαισθητοποίηση που να τονίζει την ανάγκη για όλους τους εργαζόμενους και ιδιαίτερα όσους εμπλέκονται σε συναλλαγές υψηλού κινδύνου να είναι σε εγρήγορση για σημάδια απάτης, δωροδοκίας ή άλλου είδους διαφθοράς και να γνωρίζουν τι να κάνουν σε τέτοιες καταστάσεις.

Ενημερώσεις και παρακολούθηση της Πολιτικής

Η Πολιτική και οι μελλοντικές τροποποιήσεις ή ενημερώσεις της Πολιτικής εγκρίνονται από το Διοικητικό Συμβούλιο της Εταιρείας μετά από εισήγηση της Μονάδας Κανονιστικής Συμμόρφωσης, τίθενται άμεσα σε ισχύ και ισχύουν για όλες τις Εταιρείες του Ομίλου.

Η Μονάδα Κανονιστικής Συμμόρφωσης της Εταιρείας, με την υποστήριξη των Νομικών Υπηρεσιών, είναι υπεύθυνη για την παρακολούθηση, σε τακτική βάση, για τυχόν αλλαγές στο εκάστοτε νομικό πλαίσιο και, ως εκ τούτου, για την ανάλογη ενημέρωση των διατάξεων της παρούσας Πολιτικής.

Παράρτημα Α – Προειδοποιητικές Ενδείξεις

Η ύπαρξη οποιασδήποτε από αυτές τις καταστάσεις μπορεί από μόνη της να μην αποτελεί ή να υποδηλώνει παράβαση της νομοθεσίας κατά της δωροδοκίας, αλλά θα πρέπει πάντα να προκαλεί ανησυχία και να ενεργοποιεί τον κατάλληλο επανέλεγχο.

ΚΥΒΕΡΝΗΤΙΚΟΙ ΔΙΑΜΕΣΟΛΑΒΗΤΕΣ

Υποβάλλονται αιτήματα για πληρωμές με μετρητά.
Η υποκείμενη χώρα (ή χώρες) προσδιορίζεται ως Χώρα Υψηλού Κινδύνου.
Υπάρχουν προτάσεις ή ενδείξεις διευκόλυνσης ή δωροληψίας.
Πολλοί αντιπρόσωποι έχουν οριστεί για το ίδιο πεδίο εργασίας.
Υποβάλλονται αιτήματα για ασυνήθιστα μεγάλες ή υπερβολικές αμοιβές, προμήθειες ή άλλες πληρωμές σε αντιπροσώπους.
Οι πληροφορίες που συγκεντρώθηκαν αποκαλύπτουν ότι ο αντιπρόσωπος πραγματοποιεί πολιτικές συνεισφορές.
Υποβάλλονται αιτήματα για επιστροφή δαπανών που είναι ανεπαρκώς τεκμηριωμένα ή αδιαφανή.
Στις απαιτούμενες γνωστοποιήσεις παρέχονται ελλιπείς ή ανακριβείς πληροφορίες.
α. Ο αντιπρόσωπος αρνείται να παράσχει πιστοποίηση συμμόρφωσης με τον νόμο κατά της δωροδοκίας και, β. Ο αντισυμβαλλόμενος δεν γνωρίζει τους νόμους κατά της δωροδοκίας ή, αν πρόκειται για εταιρικό οργανισμό, δεν διαθέτει αποτελεσματικό πρόγραμμα συμμόρφωσης κατά της δωροδοκίας.
Υποβάλλονται αιτήματα για πληρωμές σε τρίτους ή για πληρωμή σε κάποια άλλη χώρα.
Ο αντιπρόσωπος δεν διαθέτει εγκαταστάσεις ή εξειδικευμένο προσωπικό.
Ο αντιπρόσωπος χρησιμοποιεί εταιρείες με ελάχιστους ή καθόλου πόρους.
Ο αντιπρόσωπος φαίνεται να έχει έλλειψη εμπειρίας ή «ιστορικό» στον τομέα του προϊόντος ή στον κλάδο.
Ο αντιπρόσωπος ανθίσταται στην εκτέλεση γραπτής σύμβασης.
Ο αντιπρόσωπος συστήθηκε από Κυβερνητικό Αξιωματούχο ή πελάτη.
Υπάρχει λόγος να πιστεύουμε ότι υπάρχει ή ότι μπορεί να υπάρξει παράβαση της τοπικής νομοθεσίας ή πολιτικής (π.χ. απαγορεύσεις προμηθειών, παραβιάσεις νομισματικής ή φορολογικής νομοθεσίας) στις διευθετήσεις που προτείνει ο αντιπρόσωπος.
Οι πραγματικές πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν δεν αντιστοιχούν στους όρους της σύμβασης.

ΕΡΓΟΛAΒΟΙ, ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΕΣ, ΚΟΙΝΟΠΡΑΞΙΕΣ

Οι εσωτερικοί ή άλλοι έλεγχοι δεν επαρκούν για να πληρούνται τα απαιτούμενα από την Εταιρείας πρότυπα.
Υπάρχει αδυναμία συμμόρφωσης με τα πρότυπα που ορίζονται στην Πολιτική και στον Κώδικα Δεοντολογίας.
Υπάρχει αδυναμία συμμόρφωσης με τις κατάλληλες εξουσιοδοτήσεις ή άλλες διαδικασίες κοινοποίησης και έγκρισης.
Η ευθύνη για την εξουσιοδότηση, την καταγραφή, τον έλεγχο και την αναθεώρηση των πληρωμών δεν έχει παγιωθεί σωστά.
Υπάρχουν αποτυχίες στη λήψη επισημάνσεων ή γνωμών από τους αρμόδιους τοπικούς εξωτερικούς ελεγκτές.

ΦΙΛΟΞΕΝΙΑ ΚΑΙ ΤΑΞΙΔΙ ΓΙΑ ΚΥΒΕΡΝΗΤΙΚΟΥΣ ΑΞΙΩΜΑΤΟΥΧΟΥΣ

Τα εκπτωτικά δελτία εξόδων εργαζομένων και η αποζημίωση εταιρικής πιστωτικής κάρτας υποδηλώνουν οποιοδήποτε από τα ακόλουθα: – Έλλειψη επαρκούς ή ασυνεπούς υποβολής δικαιολογητικών – Έλλειψη κατάλληλης έγκρισης – Αποτυχία ικανοποίησης των διαδικασιών τήρησης αρχείων, ή – Ύποπτες ή παράνομες δαπάνες.
Υποβάλλονται αιτήματα για ημερήσιες αποζημιώσεις για έναν Κυβερνητικό Αξιωματούχο.
Υπάρχουν ενδείξεις διπλής αμοιβής (π.χ. πληρωμή εξόδων και ημερήσιες αποζημιώσεις).
Υποβάλλονται αιτήματα για έξοδα ταξιδιού μελών της οικογένειας Κυβερνητικών Αξιωματούχων ή για επιπλέον πληρωμένα ταξίδια που δεν σχετίζονται άμεσα με τις επιχειρηματικές δραστηριότητες της εταιρείας.

ΓΕΝΙΚΟΣ ΕΛΕΓΧΟΣ Ή ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΕΣ ΕΠΙΣΚΟΠΗΣΕΙΣ

Υπάρχουν στοιχεία που υποδηλώνουν λογαριασμούς εκτός βιβλίων ή πολλαπλές λογιστικές εγγραφές.
Υπάρχουν αποδείξεις αποτυχίας συμφωνιών των λογαριασμών γενικού καθολικού που σχετίζονται με μετρητά, Π/Λ ή αγορές, συμπεριλαμβανομένης της αποτυχίας επαρκούς ιχνηλάτησης των τραπεζικών κινήσεων στο καθολικό Π/Λ.
Υπάρχουν αναφορές πληρωμών διευκόλυνσης ή δωροληψίας.

ΠΛΗΡΩΤΕΟΙ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΙ

Μια επισκόπηση υποδεικνύει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες ακατάλληλες καταγραφές υποχρεώσεων ή αγορών Λ/Π: – Έλλειψη τιμολογίων ή παραλαβής παραστατικών – Εσφαλμένα καταχωρημένη δραστηριότητα στο γενικό ή θυγατρικό καθολικό – Εκταμιεύσεις ή αγορές που δεν έχουν καταγραφεί στην κατάλληλη περίοδο.
Υπάρχουν αποδείξεις που υποδεικνύουν λανθασμένα ποσά που έχουν καταγραφεί για υποχρεώσεις ή αγορές Λ/Π, όπως οι ακόλουθες: – Διπλή τιμολόγηση – Διπλότυπες πληρωμές – Λανθασμένα ποσά για πληρωμές – Λανθασμένες τιμές, ποσοστά ή ποσότητες – Έλλειψη επαρκών δικαιολογητικών ή ασυνεπή δικαιολογητικά.

ΕΚΤΑΜΙΕΥΣΕΙΣ ΜΕΤΡΗΤΩΝ

Υπάρχουν στοιχεία που υποδεικνύουν ανεπαρκείς ελέγχους όσον αφορά στις εκταμιεύσεις μετρητών ή στους μη αυτόματους ελέγχους.
Η ευθύνη για μετρητά, επιταγές και τραπεζική συμφωνία δεν έχει παγιωθεί σωστά.
Υπάρχουν αποδεικτικά στοιχεία για πληρωμές σε μετρητά από άλλον λογαριασμό, διαφορετικό του εδραιωμένου λογαριασμού μικρών ποσών σε μετρητά.
Υπάρχει έλλειψη τεκμηρίωσης για συναλλαγές μικρών ποσών σε μετρητά.
Υπήρξε υπερβολική δραστηριότητα με μικρά ποσά σε μετρητά.
Υπάρχουν στοιχεία για χρήση μικρών ποσών σε μετρητά για μεγάλες δαπάνες

Πολιτική για την Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην εργασία

Έκδοση 2 – Μάρτιος 2024

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

Ο όμιλος εταιρειών της ΜΟΤΟΡ ΟΪΛ (ΕΛΛΑΣ) ΔΙΥΛΙΣΤΗΡΙΑ ΚΟΡΙΝΘΟΥ Α.Ε. («Όμιλος») υιοθετεί την παρούσα Πολιτική για την Καταπολέμηση της Βίας και της Παρενόχλησης στην εργασία («Πολιτική»), που είναι εναρμονισμένη με τις προβλέψεις των άρθρων 9 και 10 του Ν. 4808/2021 (ΦΕΚ Α΄ 101/19.6.2021), όπως κωδικοποιήθηκαν με το Π. Δ. 80/2022, την κατ’ εφαρμογή αυτών κανονιστική νομοθεσία και δη την Απόφαση 82063/2021 (ΦΕΚ Β΄ 5059/1.11.2021) του Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων καθώς και με διεθνείς βέλτιστες πρακτικές.

Ο Όμιλος, με γνώμονα την εξασφάλιση ενός εργασιακού περιβάλλοντος στο οποίο κυριαρχεί ο σεβασμός προς όλους, τηρεί όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις νομοθετικές διατάξεις και δεσμεύεται να λάβει όλα τα αναγκαία μέτρα για την πρόληψη και την καταπολέμηση κάθε μορφής βίας και παρενόχλησης, που εκδηλώνεται κατά τη διάρκεια της εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της βίας και παρενόχλησης λόγω φύλου καθώς και της σεξουαλικής παρενόχλησης.

2. ΣΚΟΠΟΣ

Σκοπός της παρούσας Πολιτικής είναι η δημιουργία και εδραίωση ενός περιβάλλοντος εργασίας το οποίο σέβεται, προωθεί και διασφαλίζει την ανθρώπινη αξιοπρέπεια και το δικαίωμα κάθε προσώπου σε έναν κόσμο εργασίας χωρίς βία και παρενόχληση.

Ο Όμιλος δηλώνει ότι αναγνωρίζει και σέβεται το δικαίωμα κάθε εργαζόμενου/ης σε ένα εργασιακό περιβάλλον χωρίς βία και παρενόχληση και τονίζει τη μη ανοχή του σε ανάρμοστες συμπεριφορές οποιασδήποτε μορφής και από οποιοδήποτε πρόσωπο.

3. ΟΡΙΣΜΟΙ

Βία και Παρενόχληση: Κάθε συμπεριφορά, πράξη ή πρακτική, μεμονωμένη ή κατ’ επανάληψη, που είτε αποσκοπεί στο να προκαλέσει σωματική, ψυχολογική, σεξουαλική ή οικονομική βλάβη, είτε οδηγεί ή είναι πιθανό να οδηγήσει σε τέτοια βλάβη. Παρενόχληση συνιστούν επίσης μορφές συμπεριφοράς, που αποσκοπούν στην παραβίαση της αξιοπρέπειας του προσώπου και τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ταπεινωτικού ή επιθετικού εργασιακού περιβάλλοντος, συμπεριλαμβανημένης της παρενόχλησης λόγω φύλου καθώς και της σεξουαλικής παρενόχλησης.
Παρενόχληση λόγω φύλου: Κάθε συμπεριφορά μεμονωμένη ή κατ’ επανάληψη, που συνδέεται με το φύλο ενός προσώπου και αποσκοπεί στην παραβίαση της αξιοπρέπειας του προσώπου αυτού και τη δημιουργία εκφοβιστικού, εχθρικού, εξευτελιστικού, ή επιθετικού περιβάλλοντος.
Αναφορά: Η εσωτερική προφορική ή γραπτή παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις σχετιζόμενες με την παρούσα Πολιτική.
Καλή πίστη: Εύλογη πεποίθηση του αναφέροντος, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή του, ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.

4. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής υπάγονται τα πρόσωπα της παρ. 1 του α. 3 του ν. 4808/2021, ήτοι:

όλοι οι εργαζόμενοι και απασχολούμενοι του Ομίλου, ανεξάρτητα από το συμβατικό τους καθεστώς, συμπεριλαμβανομένων των απασχολούμενων με σύμβαση έργου, ανεξαρτήτων υπηρεσιών, έμμισθης εντολής, απασχολούμενων μέσω τρίτων παρόχων υπηρεσιών,
άτομα που παρακολουθούν κατάρτιση, συμπεριλαμβανομένων των ασκούμενων και των μαθητευόμενων,
εθελοντές,
εργαζόμενοι των οποίων η σχέση εργασίας έχει λήξει,
υποψήφιοι εργαζόμενοι σε Εταιρεία του Ομίλου,
άτομα που συναλλάσσονται ή συνεργάζονται με τον Όμιλο.

5. ΔΗΛΩΣΗ ΜΗΔΕΝΙΚΗΣ ΑΝΟΧΗΣ ΣΕ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΑ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ

Ο Όμιλος, παραμένοντας προσανατολισμένος στη δέσμευσή του για σεβασμό των ανθρώπινων δικαιωμάτων, ρητά και κατηγορηματικά δηλώνει ότι απαγορεύεται αυστηρά κάθε μορφής βία και παρενόχληση που εκδηλώνεται κατά τη διάρκεια της εργασίας, είτε συνδέεται με αυτή είτε προκύπτει από αυτή.

Ο Όμιλος αντιτίθεται σε κάθε είδους συμπεριφορές ή ενέργειες που προσβάλλουν ή θίγουν ή μειώνουν την προσωπικότητα, αξιοπρέπεια και το κύρος των εργαζομένων ή και δημιουργούν ένα εργασιακό εκφοβιστικό ή εχθρικό περιβάλλον για αυτούς. Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, παρακάτω αναφέρονται οι συμπεριφορές που απαγορεύονται από την παρούσα Πολιτική:

επαπειλούμενη ή πραγματοποιθείσα σωματική βία
λεκτική παρενόχληση συμπεριλαμβανομένων υβριστικών και υποτιμητικών σχολίων
σωματική παρενόχληση
επιθετική συμπεριφορά
απροκάλυπτες απειλές και εκφοβισμός
πράξεις αντιποίνων. Ειδικότερα, απαγορεύεται και είναι άκυρη η καταγγελία ή η με οποιονδήποτε τρόπο λύση της έννομης σχέσης στην οποία στηρίζεται η απασχόληση, καθώς και κάθε άλλη δυσμενής μεταχείριση των προσώπων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας, εφόσον συνιστά εκδικητική συμπεριφορά ή αντίμετρο κατά την έννοια του άρθρου 14 του ν. 3896/2010 για περιστατικό βίας και παρενόχλησης.
ρατσιστικά σχόλια
σεξιστικά υπονοούμενα
σωματική παρενόχληση και σεξουαλικές προτάσεις
ανήθικα σχόλια για τον σεξουαλικό προσανατολισμό

Οι μορφές συμπεριφοράς βίας και παρενόχλησης σε βάρος των προσώπων που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής μπορούν να λαμβάνουν χώρα ιδίως:

(α) στον χώρο εργασίας, συμπεριλαμβανομένων δημόσιων και ιδιωτικών χώρων και χώρων όπου ο εργαζόμενος παρέχει εργασία, λαμβάνει αμοιβή, κάνει διάλειμμα ιδίως για ανάπαυση ή για φαγητό, σε χώρους ατομικής υγιεινής και φροντίδας, αποδυτηρίων ή καταλυμάτων που παρέχονται από τις Εταιρείες του Ομίλου,

(β) στις μετακινήσεις από και προς την εργασία, τις λοιπές μετακινήσεις, τα ταξίδια, την εκπαίδευση, καθώς και τις εκδηλώσεις και τις κοινωνικές δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία και

(γ) κατά τις επικοινωνίες που σχετίζονται με την εργασία, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που πραγματοποιούνται μέσω τεχνολογιών πληροφορικής και επικοινωνίας.

Οι παραπάνω συμπεριφορές αναφέρονται ενδεικτικά και δεν αποτελούν αποκλειστικό κατάλογο απαγορευμένων πράξεων. Οποιοσδήποτε από όσους αναφέρονται στο άρθρο 4 της παρούσας Πολιτικής ασκεί τέτοια απαγορευμένη συμπεριφορά θα φέρει την πλήρη ευθύνη για τις πράξεις του.

6. ΠΡΟΛΗΨΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ

6.1 Εκτίμηση κινδύνων βίας και παρενόχλησης στην εργασία

Ο Όμιλος εντοπίζει τους κινδύνους που συνδέονται με τη βία και παρενόχληση στην εργασία, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν εγγενή επικινδυνότητα που πηγάζει από τη φύση της δραστηριότητας, τη θέση εργασίας, παράγοντες, όπως το φύλο και η ηλικία ή άλλα χαρακτηριστικά που αποτελούν λόγους διάκρισης καθώς και κινδύνους που αφορούν ειδικές ομάδες εργαζομένων π.χ. εργαζόμενοι σε νυχτερινή βάρδια, εργαζόμενοι οι οποίοι είναι νεοπροσληφθέντες.

Για την αξιολόγηση των κινδύνων ο Όμιλος συγκεντρώνει πληροφορίες και δεδομένα εσωτερικά ενώ ταυτόχρονα παρακολουθεί τις διεθνείς τάσεις και εξελίξεις στον χώρο τον επαγγελματικών κινδύνων και αξιοποιεί ψηφιακά εργαλεία εκτίμησης επαγγελματικού κινδύνου, όπως αυτά που διατίθενται για τη χώρα μας μέσω της διαδραστικής, διαδικτυακής πλατφόρμας OIRA (Online Interactive Risk Assessment) στην ιστοθέση http://www. oiraproject.eu του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Ασφάλεια και την Υγεία στην Εργασία (EU-OSHA). Σημειώνεται ότι η εκτίμηση επαγγελματικών κινδύνων είναι ήδη υποχρέωση του Ομίλου βάσει της παρ. 1α’ του άρθρου 43 του ν. 3850/2010 (Κώδικας Νόμων για την Υγεία και Ασφάλεια στην Εργασία), μεταξύ των οποίων ανήκουν και οι ψυχοκοινωνικοί κίνδυνοι.

Η Μονάδα Διαχείρισης Κινδύνων του Ομίλου, σε συνεργασία με τις εμπλεκόμενες οργανωτικές μονάδες, παρακολουθεί σε διαρκή βάση της κινδύνους που άπτονται των ως άνω ζητημάτων, τη σημαντικότητά τους καθώς και τις δικλίδες ασφαλείας που τίθενται με σκοπό της αποφυγή τους κατόπιν επικοινωνίας με λοιπά αρμόδια στελέχη εντός του Ομίλου.

6.2 Μέτρα για την πρόληψη, τον έλεγχο, τον περιορισμό και την αντιμετώπιση των κινδύνων βίας και παρενόχλησης στην εργασία καθώς και για την παρακολούθηση τέτοιων περιστατικών ή μορφών συμπεριφοράς και ενέργειες ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης του προσωπικού

Ο Όμιλος με βασικό μέλημα τη διατήρηση εργασιακού κλίματος, όπου ο σεβασμός στην ανθρώπινη αξιοπρέπεια, η συνεργασία και η αλληλοβοήθεια αποτελούν βασικές αξίες, διασφαλίζει ένα εργασιακό περιβάλλον, προσιτό, ασφαλές και φιλικό, όπου οι σχέσεις μεταξύ των εργαζομένων, των συνεργατών, της Διοίκησης και των μελών των Εταιρειών του διακρίνονται από αλληλοσεβασμό, ευγένεια, ειλικρίνεια, εμπιστοσύνη. Πιο συγκεκριμένα, ο Όμιλος:

επιβλέπει την εφαρμογή της παρούσας Πολιτικής,
δεσμεύεται να λάβει τα απαραίτητα πρόσφορα μέτρα και να επιβάλλει τις κατάλληλες κυρώσεις, με σκοπό την πρόληψη και την επίλυση ζητημάτων βίας και παρενόχλησης στην εργασία,
εντός του πλαισίου των δυνατοτήτων του δεσμεύεται να λάβει κάθε ικανό μέτρο και να προβεί σε κάθε εύλογη προσαρμογή των συνθηκών εργασίας για την προστασία της απασχόλησης και την υποστήριξη εργαζομένων – θυμάτων ενδοοικογενειακής βίας, όπως εξειδικεύονται στην ενότητα 6.4. της παρούσας Πολιτικής,
ενθαρρύνει τους εργαζομένους του και κάθε τρίτο που συνδέεται καθ’ οιονδήποτε τρόπο με αυτόν, να καταγγέλλουν τα περιστατικά βίας και παρενόχλησης στον χώρο εργασίας, εφόσον υποπέσουν στην αντίληψή τους και δεσμεύεται να συνεργαστεί με κάθε αρμόδια αρχή, κατά τη διερεύνησή τους,
έχει δημιουργήσει τους κατάλληλους μηχανισμούς για τη διεξαγωγή μίας διεξοδικής και δίκαιης διερεύνησης πιθανών αναφορών, ακολουθώντας την Πολιτική και Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου και διατηρεί ανοιχτή επικοινωνία με τους άμεσα προϊσταμένους και συναδέλφους,
διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι ενημερώνονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής καθώς και κάθε τυχόν τροποποίησή της. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της παροχής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters είτε με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων. Επίσης, ενημέρωση για την Πολιτική δημοσιεύεται στο intranet του Ομίλου καθώς και στον χώρο εργασίας, ενώ η Πολιτική αναρτάται και παραμένει ελεύθερα προσβάσιμη από όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη στον ιστότοπο των Εταιρειών του Ομίλου που έχουν αυτή την υποχρέωση,
υποστηρίζει τους εργαζόμενους – θύματα βίας ή/και παρενόχλησης με σκοπό την άμεση και ομαλή επανένταξή τους στον εργασιακό χώρο, και
διασφαλίζει τη λήψη όλων των απαραίτητων τεχνικών μέτρων με σκοπό την πρόληψη τέτοιων περιστατικών π.χ. επαρκής φωτισμός στις εγκαταστάσεις του Ομίλου, εγκατάσταση ειδοποίησης έκτακτης ανάγκης.

Πέραν των προαναφερόμενων ενεργειών, ο Όμιλος δύναται να προβαίνει σε δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης του προσωπικού μέσω, κατά κύριο λόγο, παροχής προσβάσιμης ενημέρωσης και πληροφόρησης για τους κινδύνους βίας και παρενόχλησης, τα μέτρα πρόληψης και προστασίας, τις υφιστάμενες διαδικασίες εντός του Ομίλου και τις δυνατότητες που παρέχει ο νόμος και παράλληλα ενθαρρύνει την συμμετοχή των εργαζομένων και των στελεχών της Διοίκησης σε σχετικά προγράμματα κατάρτισης. Ειδικότερα, στο πλαίσιο ευαισθητοποίησης του προσωπικού ο Όμιλος δύναται μεταξύ άλλων:

– Να οργανώνει στοχευμένες συναντήσεις προσωπικού για τη συζήτηση σχετικών θεμάτων και την έγκαιρη αντιμετώπιση δυνητικών κινδύνων.

– Να πραγματοποιεί σεμινάρια με ειδικούς ψυχικής υγείας ή παρόχους συμβουλευτικών υπηρεσιών, εκπροσώπους εθελοντικών οργανώσεων, κ.λπ.

– Να ενθαρρύνει τη συμμετοχή εκπροσώπων των εργαζομένων και στελεχών της Διοίκησης σε προγράμματα κατάρτισης και επιμορφωτικά σεμινάρια σχετικά με την αναγνώριση και διαχείριση των κινδύνων βίας και παρενόχλησης στην εργασία.

6.3 Δικαιώματα και υποχρεώσεις εργαζομένων του Ομίλου καθώς και των ατόμων που ασκούν το διευθυντικό δικαίωμα ή εκπροσωπούν τις Εταιρείες του Ομίλου, στο μέτρο και στον βαθμό της δικής τους ευθύνης

Όλοι οι εργαζόμενοι οφείλουν να συμμορφώνονται με την παρούσα Πολιτική και όλες τις σχετικές εφαρμοζόμενες και ισχύουσες διαδικασίες και να συνεργάζονται με κάθε αρμόδια αρχή, κατά τη διερεύνηση κάθε περιστατικού ενδεχόμενης βίας ή παρενόχλησης παρέχοντας ζητούμενες πληροφορίες.

Κάθε εργαζόμενος ακόμη και αν έχει λήξει η σχέση, στο πλαίσιο της οποίας φέρεται ότι εκδηλώθηκε σε βάρος του το περιστατικό ή η συμπεριφορά έχει δικαίωμα να αναφέρει τυχόν περιστατικό εκδήλωσης οποιαδήποτε μορφής βίας και παρενόχλησης που υπέπεσε στην αντίληψή του, σύμφωνα με τα όσα ορίζονται στην Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου. Η αναφορά θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση, αμέσως μόλις αυτό γίνει αντιληπτό.

Οι εργαζόμενοι που αντιμετωπίζουν περιστατικά βίας και παρενόχλησης, κατά την πρόσβαση στην απασχόληση ή κατά τη διάρκεια της εργασιακής σχέσης ή ακόμα και αν η σύμβαση ή σχέση εργασίας στο πλαίσιο της οποίας φέρεται ότι εκδηλώθηκε το περιστατικό ή η συμπεριφορά έχει λήξει, έχουν το δικαίωμα να προσφύγουν στις αρμόδιες αρχές, όπως ορίζει η νομοθεσία (α. δικαίωμα δικαστικής προστασίας, β. δικαίωμα προσφυγής και υποβολής καταγγελίας και αίτησης για διενέργεια εργατικής διαφοράς στην Επιθεώρηση Εργασίας, στο πλαίσιο των κατά νόμο αρμοδιοτήτων της, γ. αναφοράς στον Συνήγορο του Πολίτη, στο πλαίσιο των κατά νόμο αρμοδιοτήτων του).

Σε περίπτωση παραβίασης της παρούσας Πολιτικής, θα ασκούνται εις βάρος του παραβάτη οι κατάλληλες διορθωτικές, πειθαρχικές ή/και άλλες ενέργειες. Ειδικότερα, σε περίπτωση που εργαζόμενος ή µε άλλη σχέση απασχολούμενος, κατά το α. 3 του ν. 4808/2021, παραβιάζει την απαγόρευση βίας και παρενόχλησης στην εργασία, ο Όμιλος υποχρεούται να λάβει τα απαραίτητα πρόσφορα και ανάλογα µέτρα κατά περίπτωση σε βάρος του καταγγελλόμενου, προκειμένου να εμποδιστεί και να µην επαναληφθεί παρόμοιο περιστατικό ή συμπεριφορά. Τα µέτρα αυτά µπορεί να περιλαμβάνουν τη σύσταση συµµόρφωσης, την αλλαγή θέσης, ωραρίου, τόπου ή τρόπου παροχής εργασίας ή την καταγγελία της σχέσης απασχόλησης ή συνεργασίας, µε την επιφύλαξη της απαγόρευσης της κατάχρησης δικαιώματος του άρθρου 281 ΑΚ.

Όταν πρόσωπο που ασκεί το διευθυντικό δικαίωμα ή εκπροσωπεί Εταιρεία του Ομίλου παραβιάζει την απαγόρευση βίας και παρενόχλησης κατά τη σύναψη ή άρνηση σύναψης της έννομης σχέσης µε πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής ή κατά την εξέλιξη, διάρκεια ή λύση αυτής, παραβιάζει την εργατική νομοθεσία, επιβάλλονται οι διοικητικές κυρώσεις της περ. α’ της παρ. 2 του άρθρου 19 ν. 4808/2021.

Ο Όμιλος και τα πρόσωπα που ασκούν το διευθυντικό δικαίωμα ή εκπροσωπούν τις Εταιρείες του Ομίλου παραλαμβάνουν, διερευνούν και διαχειρίζονται κάθε καταγγελία ή σχετική αναφορά επιδεικνύοντας μηδενική ανοχή στη βία και παρενόχληση, με εμπιστευτικότητα και με τρόπο που σέβεται την ανθρώπινη αξιοπρέπεια, καθώς και δεν παρεμποδίζουν την παραλαβή, τη διερεύνηση και τη διαχείριση των καταγγελιών ή αναφορών αυτών. Παράλληλα, παρέχουν συνδρομή και πρόσβαση σε κάθε αρμόδια δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή, κατά την έρευνα τέτοιου είδους περιστατικού ή συμπεριφοράς, εφόσον τους ζητηθεί από αυτές.

Τα στοιχεία των αρμοδίων διοικητικών αρχών, στις οποίες μπορούν να προσφύγουν τα θιγόμενα πρόσωπα (Επιθεώρηση Εργασίας, Συνήγορος του Πολίτη), βρίσκονται αναρτημένα στο intranet των Εταιρειών του Ομίλου. Επιπρόσθετα, τα θιγόμενα πρόσωπα µπορούν να απευθύνονται και στην τηλεφωνική γραµµή καταγγελιών της Επιθεώρησης Εργασίας µέσω της γραµµής εξυπηρέτησης πολιτών 1555 καθώς επίσης και στην υπηρεσία άμεσης ψυχολογικής υποστήριξης και συμβουλευτικής των γυναικών θυμάτων έμφυλης βίας μέσω της Γραμμής SOS 15900.

6.4. Προστασία της απασχόλησης και υποστήριξη εργαζομένων θυμάτων ενδοοικογενειακής βίας

Ο Όμιλος δεσμεύεται να αποδεικνύει εμπράκτως την κοινωνική ευθύνη του ως προς τις περιπτώσεις ενδοοικογενειακής βίας και να υποστηρίζει τους εργαζόμενους – θύματα ενδοοικογενειακής βίας. Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά, τα µέτρα που δύναται να λάβει ο Όμιλος για την προστασία της απασχόλησης και την υποστήριξη των εργαζομένων – θυμάτων είναι, μεταξύ άλλων, η παροχή ειδικής άδειας ή ευέλικτων ρυθμίσεων εργασίας ύστερα από αίτημα του εργαζόµενου – θύµατος ενδοοικογενειακής βίας, ώστε να διασφαλιστεί η υποστήριξη από πλευράς του Ομίλου προκειμένου ο εργαζόμενος να διατηρήσει την εργασία του ή/και να επιστρέψει στην πλήρη άσκηση των καθηκόντων του και δη στις περιπτώσεις που ο εργαζόμενος – θύμα έχει ανήλικα τέκνα ή/και τέκνα µε αναπηρίες ή σοβαρά νοσήματα.

7. ΠΡΟΣΩΠΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

Όλα τα παραπάνω θέματα και τα παρόμοιά τους θα επεξηγούνται από τον Υπεύθυνο Ανθρώπινου Δυναμικού της αντίστοιχης Εταιρείας του Ομίλου, ο οποίος, οριζόμενος ως Πρόσωπο Αναφοράς αυτής της Πολιτικής, με ευθύνη και εχεμύθεια, καθοδηγεί και ενημερώνει τους εργαζομένους για την πρόληψη και την αντιμετώπιση της βίας και παρενόχλησης στην εργασία και απαντά σε τυχόν ερωτήματά τους. Πιο συγκεκριμένα, σε περίπτωση που τα πρόσωπα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής επιθυμούν να επικοινωνήσουν με το Πρόσωπο Αναφοράς για τους ανωτέρω σκοπούς, δύνανται να επικοινωνούν επώνυμα ή ανώνυμα µέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:

μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email),
τηλεφωνικά στην απευθείας τηλεφωνική γραμμή επικοινωνίας του Προσώπου Αναφοράς,
προσωπική συνάντηση με το Πρόσωπο Αναφοράς, κατόπιν υποβολής αιτήματος του γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στο Πρόσωπο Αναφοράς

Το Πρόσωπο Αναφοράς υποχρεούται να τηρεί όλες τις προβλέψεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και εμπιστευτικότητας κατά την ενάσκηση των καθηκόντων του.

8. ΥΠΟΔΟΧΗ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

Εάν οποιοσδήποτε εργαζόμενος του Ομίλου πιστεύει ότι έχει υποστεί βία ή κάθε μορφής παρενόχληση ή έχει διαπιστώσει ότι μια τέτοια συμπεριφορά λαμβάνει χώρα στο περιβάλλον εργασίας του, οφείλει να ακολουθήσει όσα αναλυτικά προβλέπονται στην Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου του Ομίλου, για την αναφορά του περιστατικού.

Ειδικότερα, για την υποβολή αναφορών σχετικά με αμφιβολία, παράπονο ή (ισχυρισμό) παραβίαση(ς) της παρούσας Πολιτικής, τα πρόσωπα που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας Πολιτικής δύνανται να επικοινωνούν επώνυμα ή ανώνυμα µέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:

Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Αναφορών: https://whistleblowing.moh.gr/#/
Έγγραφη αναφορά – Επιστολή με την ένδειξη «υπόψη του Υ.Π.Π.Α. ή του Υπευθύνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.)» ή «Αναφορά του ν. 4808/2021» στη διεύθυνση: Ηρώδου Αττικού 12A, 151 24, Μαρούσι, Ελλάδα
Προσωπική συνάντηση του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α. ή Υπευθύνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.), κατόπιν υποβολής αιτήματος του αναφέροντος γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α. ή τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης αντίστοιχα.

Ο Όμιλος έχει δημιουργήσει τους κατάλληλους μηχανισμούς έρευνας, ακολουθώντας τη Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου και αντιμετωπίζει με απόλυτη εχεμύθεια και διακριτικότητα τη διαχείριση όλων των περιστατικών καταγγελίας διακρίσεων, βίας και παρενόχλησης.

Εν αναμονή του αποτελέσματος ενδεχόμενης έρευνας και έχοντας ως γνώμονα τη διατήρηση της ασφάλειας στο χώρο εργασίας και της ακεραιότητας των ερευνών, ο Όμιλος μπορεί, μεταξύ άλλων, να μετακινεί εργαζομένους ή να τροποποιεί το ωράριο εργασίας τους. Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, η μερική ή ολική πρόσβαση σε κτίρια ή/και εγκαταστάσεις ενδέχεται να μην επιτρέπεται.

9. ΣΧΕΤΙΖΟΜΕΝΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ & ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου, και
Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου (Whistleblowing).

Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου

Έκδοση 2 – Μάρτιος 2024

1. Εισαγωγή

Ο όμιλος εταιρειών της Motor Οil (Ελλάς) Διυλιστήρια Κορίνθου Α.Ε. («Όμιλος») υιοθετεί την παρούσα Πολιτική Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου («Πολιτική Αναφορών») η οποία είναι εναρμονισμένη με τις ισχύουσες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις (Ν. 4808/2021, ΥA 82063/01.11.2021, Ν. 4990/2022, Ευρωπαϊκή Οδηγία 1937/2019, ΚΥΑ 47312/11.12.2023) και τις διεθνείς βέλτιστες πρακτικές. H παρούσα Πολιτική συμβάλλει στην ενίσχυση της ακεραιότητας, της διαφάνειας, της λογοδοσίας, στον εντοπισμό και στην υιοθέτηση κατάλληλων διορθωτικών μέτρων, ενισχύοντας κατ’ αυτό τον τρόπο το Σύστημα Εσωτερικού Ελέγχου, καθώς και στην προστασία των εργαζόμενων και των συμφερόντων του Ομίλου.

Ο Όμιλος ενθαρρύνει την υποβολή εμπιστευτικών επώνυμων ή ανώνυμων αναφορών για παράνομες συμπεριφορές που πιθανόν λαμβάνουν χώρα εντός του Ομίλου μέσω των υφιστάμενων καναλιών αναφοράς. Η διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών διενεργείται με αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία και με σεβασμό προς όλους τους εμπλεκόμενους. Ο Όμιλος διαβεβαιώνει ότι οι Αναφέροντες θα προστατεύονται από τυχόν αντίποινα, τα οποία δηλώνεται ρητά ότι απαγορεύονται σε βάρος των θιγόμενων προσώπων, και ότι τα προσωπικά δεδομένα τόσο των Αναφερόντων όσο και των Αναφερομένων προστατεύονται.

2. Σκοπός

Σκοπός της Πολιτικής Αναφορών είναι:

α) να οριστούν οι αρχές και το πλαίσιο της διαχείρισης και διερεύνησης των αναφορών εντός του Ομίλου.

β) να ενθαρρυνθούν όλοι όσοι αναφέρονται στο άρθρο 4 να υποβάλουν αναφορά, σε περίπτωση που υποπέσει στην αντίληψή τους παράνομη συμπεριφορά από όσες ενδεικτικά αναφέρονται παρακάτω στο άρθρο 5 εντός του Ομίλου.

γ) Να επιτευχθεί η πρόληψη και έγκαιρη καταστολή των παραβιάσεων κανονιστικού πλαισίου εντός του Ομίλου.

3. Ορισμοί

Αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις κανονιστικού πλαισίου στο εσωτερικό του Ομίλου και δη όσων αναφέρονται στο α. 4 του ν. 4990/2022 καθώς και στον ν. 4808/2021.
Εσωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις προς τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.) της Εταιρείας.
Εξωτερική αναφορά: η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.).
Αναφέρων: Το φυσικό πρόσωπο που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
Αναφερόμενος: φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 και του ν. 4808/2021.
Αντίποινα: Οποιαδήποτε άμεση ή έμμεση πράξη ή παράλειψη η οποία λαμβάνει χώρα σε εργασιακό πλαίσιο και η οποία συνδέεται με αναφορά ή δημόσια αποκάλυψη και η οποία προκαλεί ή ενδέχεται να προκαλέσει αδικαιολόγητη ζημία στον Αναφέροντα ή να τον θέσει σε μειονεκτική θέση.
Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.): Το φυσικό πρόσωπο που έχει οριστεί αρμόδιο για την παραλαβή και παρακολούθηση των αναφορών και έχει γνωστοποιηθεί στην Επιθεώρηση Εργασίας από κάθε Εταιρεία του Ομίλου που έχει την αντίστοιχη υποχρέωση.

Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.): Η τριμελής επιτροπή η οποία συνέρχεται και αναλαμβάνει τη διαχείριση και διερεύνηση των αναφορών και αποτελείται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα, ήτοι:

τον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), ή σε περίπτωση που Εταιρεία του Ομίλου δεν υποχρεούται σε ορισμό Υ.Π.Π.Α., από τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης του Ομίλου ως Επικεφαλής της Επιτροπής,
τον Γενικό Διευθυντή Ανθρωπίνου Δυναμικού, και
τον Διευθυντή Εσωτερικού Ελέγχου.

Αναπληρωματικά μέλη της Ε.Δ.Α. ορίζονται κατά σειρά τα εξής εξουσιοδοτημένα πρόσωπα:

ο Σύμβουλος Διοίκησης,
ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών των Εμπορικών Θυγατρικών, και
ο Διευθυντής Νομικών Υπηρεσιών Εταιρειών Εμπορίας.

Η αντικατάσταση από τα αναπληρωματικά μέλη γίνεται σε περίπτωση σοβαρού κωλύματος τακτικού μέλους καθώς και στην περίπτωση που μέλος της Ε.Δ.Α. ταυτίζεται με τον αναφερόμενο ή συνδέεται στενά με τον τελευταίο ή η αναφορά αφορά στο τμήμα στο οποίο είναι διευθυντής μέλος της Ε.Δ.Α.

Εξωτερικοί συνεργάτες: Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με τον Όμιλο καθώς και το προσωπικό τους και συγκεκριμένα σύμβουλοι, υπεργολάβοι, ανάδοχοι, προμηθευτές, πάσης φύσεως συνεργάτες και μέτοχοι.
Εργαζόμενος: Το πρόσωπο που συμβάλλεται με Εταιρεία του Ομίλου με σύμβαση εργασίας ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή το πρόσωπο που συνδέεται με τον Όμιλο με άλλη σχέση εργασίας ή εντολής ή το πρόσωπο που αποτελεί εποχικό προσωπικό ή το πρόσωπο που απασχολείται ως ασκούμενος εταιρείας του Ομίλου.
Κακόβουλη αναφορά: Η αναφορά που γίνεται εν γνώσει του Αναφέροντος ότι δεν είναι αληθής.
Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Αναφορών: Η ειδικά σχεδιασμένη πλατφόρμα που είναι προσβάσιμη διαδικτυακά μέσω υπολογιστή ή κινητής συσκευής, σύνδεσμος της οποίας βρίσκεται στον ιστότοπο της μητρικής εταιρείας Motor Oil και όσων θυγατρικών της διαθέτουν ιστότοπο.
Παραβιάσεις: πράξεις ή παραλείψεις που είναι παράνομες κατά το ενωσιακό δίκαιο ή αντιβαίνουν στο αντικείμενο ή στον σκοπό των κανόνων ενωσιακού δικαίου που εμπίπτουν στο καθ’ ύλην πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 και του ν. 4808/2021, όπως ισχύουν.
Καλή πίστη: Εύλογη πεποίθηση του Αναφέροντος, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή του, ότι οι πληροφορίες που παρέχει είναι αληθείς.
Μητρώο Αναφορών: Αρχείο σε ηλεκτρονική μορφή (ή/και έντυπη), που τηρείται από τον Υ.Π.Π.Α. και περιλαμβάνει όλες τις αναφορές που λαμβάνει ο Υ.Π.Π.Α. και χειρίζεται η Ε.Δ.Α. από οποιοδήποτε κανάλι και αν προέρχονται.

4. Πεδίο εφαρμογής

Κατά την Πολιτική Αναφορών, Αναφέροντες μπορεί να είναι όσοι εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής των ν. 4990/2022 (όπως αναφέρονται στο αρ. 6 του εν λόγω νόμου) και ν. 4808/2021 (όπως αναφέρονται στο αρ. 3 παρ. 1 του εν λόγω νόμου), ήτοι:

Α) Το Διοικητικό Συμβούλιο και οι Επιτροπές του, καθώς και όλοι οι εργαζόμενοι (νυν και πρώην), ορισμένου ή αορίστου χρόνου ή με άλλη σχέση εργασίας ή εντολής, εποχικό προσωπικό και ασκούμενοι, που αναφέρουν με καλή πίστη παράνομες ή αντίθετες με τον Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας συμπεριφορές. Το ίδιο ισχύει και για όσους αναφέρουν παραβιάσεις βάσει πληροφοριών που απέκτησαν κατά τη διάρκεια της διαδικασίας πρόσληψης ή σε άλλο στάδιο διαπραγμάτευσης πριν τη σύναψη σύμβασης.

Β) Τρίτα μέρη που συνδέονται συμβατικά με τον Όμιλο καθώς και το προσωπικό τους (καλούμενοι στην Πολιτική Αναφορών «εξωτερικοί συνεργάτες»), στην αντίληψη των οποίων υπέπεσε κάποια παράνομη συμπεριφορά εντός του Ομίλου και συγκεκριμένα σύμβουλοι, ανάδοχοι, εργολάβοι, υπεργολάβοι, προμηθευτές και πάσης φύσεως συνεργάτες. Επιπλέον, μέτοχοι και πελάτες αποκλειστικά για θέματα παραβιάσεων των επιχειρησιακών αρχών και των παραπτωμάτων που αναφέρονται ρητά στο άρθρο 5.

Προϋπόθεση υπαγωγής στο πεδίο προστασίας της Πολιτικής Αναφορών είναι η αναφορά να γίνεται με καλή πίστη. Όσοι προβαίνουν σε αναφορές πρέπει να έχουν βάσιμους λόγους και την εύλογη πεποίθηση, βάσει των περιστάσεων και των πληροφοριών που έχουν στη διάθεσή τους, ότι οι πληροφορίες που παρέχουν είναι αληθείς. Σε κάθε περίπτωση, η καλή πίστη θεωρείται δεδομένη, εκτός εάν αποδειχθεί ότι η αναφορά έγινε κακόβουλα. Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς δεν παρέχεται η προστασία που περιγράφεται στην παρούσα Πολιτική.

5. Είδη παραπτωμάτων

Τα πρόσωπα που υπάγονται στην παρούσα Πολιτική θα πρέπει να προβούν άμεσα σε αναφορά, εφόσον αντιληφθούν ότι εντός του Ομίλου τελείται κάποια από τις παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου κατά την έννοια του άρθρου 4 του ν. 4990/2022, όπως εκάστοτε ισχύει καθώς και της νομοθεσίας για την καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία, κατά την έννοια των άρθρων 3 και 4 του ν. 4808/2021. Επίσης, στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εμπίπτουν και παραβιάσεις των προβλέψεων της Πολιτικής Καταπολέμησης της δωροδοκίας και της διαφθοράς και του Κώδικα Δεοντολογίας και Εταιρικής Υπευθυνότητας του Ομίλου.

Η Πολιτική Αναφορών δεν καλύπτει:

Διαφωνίες σε θέματα που αφορούν πολιτικές και αποφάσεις της διοίκησης
Προσωπικά θέματα και διαφωνίες με συναδέλφους ή προϊσταμένους
Φήμες

6. Κανάλια αναφορών

Ο Όμιλος εγκαθιδρύει πολλαπλά κανάλια αναφορών. Όποιος εργαζόμενος, εξωτερικός συνεργάτης ή άλλο πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών καθώς και της Πολιτικής για την Καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία υποπτεύεται ότι τελείται κάποιο από τα παραπάνω αδικήματα δύναται να απευθύνεται στον Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών ή στον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.) και σε κάθε περίπτωση να επικοινωνεί επώνυμα ή ανώνυμα µέσω των παρακάτω διαύλων επικοινωνίας:

Ηλεκτρονική Πλατφόρμα Αναφορών: https://whistleblowing.moh.gr/#/
Έγγραφη αναφορά – Επιστολή με την ένδειξη «υπόψη του Υ.Π.Π.Α. ή του Υπευθύνου Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.)» ή «Αναφορά του ν. 4808/2021 ή ν. 4990/2022» στη διεύθυνση: Ηρώδου Αττικού 12A, 151 24, Μαρούσι, Ελλάδα
Προσωπική συνάντηση του αναφέροντος με τον Υ.Π.Π.Α. ή με τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης (για τις εταιρείες του Ομίλου οι οποίες δεν έχουν ορίσει Υ.Π.Π.Α.), κατόπιν υποβολής αιτήματος του αναφέροντος γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) στον Υ.Π.Π.Α. ή τον Υπεύθυνο Κανονιστικής Συμμόρφωσης αντίστοιχα.

Περαιτέρω, σε περίπτωση που η παραλαβή της αναφοράς γίνει από αναρμόδιο πρόσωπο, αυτό υποχρεούται να τη διαβιβάσει αμελλητί στον Υ.Π.Π.Α., χωρίς καμία τροποποίηση του περιεχομένου της ή αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να οδηγήσουν σε ταυτοποίηση του αναφέροντος ή κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, τηρουμένων των διατάξεων του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022.

Σε κάθε περίπτωση ο Όμιλος διασφαλίζει την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με την αναφορά και στο πλαίσιο αυτό καταβάλλεται κάθε δυνατή προσπάθεια για την αποφυγή τυχόν διαρροής τους, τον περιορισμό της επεξεργασίας τους και περαιτέρω διακίνησής τους.

7. Κατευθύνσεις για την υποβολή αναφορών

Α) Η αναφορά θα πρέπει να γίνεται με καλή πίστη και χωρίς καθυστέρηση.

Β) Η αναφορά θα πρέπει να είναι σαφής, ορισμένη και να περιέχει όσο το δυνατόν περισσότερες πληροφορίες και λεπτομέρειες, προκειμένου να καταστεί ευκολότερη η διερεύνησή της.

Γ) Η αναφορά θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον το όνομα του ατόμου (ή των ατόμων) το οποίο πιθανόν να υπέπεσε σε κάποιο παράπτωμα, την ημερομηνία/χρονική περίοδο και τόπο όπου έλαβε χώρα το περιστατικό, την Εταιρεία του Ομίλου στην οποία αφορά το περιστατικό, το είδος του παραπτώματος και όσο το δυνατόν πιο αναλυτική περιγραφή του.

Δ) Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αποκαλύπτουν φυλετική ή εθνοτική καταγωγή, πολιτικά φρονήματα, θρησκευτικές ή φιλοσοφικές πεποιθήσεις, συμμετοχή σε συνδικαλιστική οργάνωση, γενετικά δεδομένα, δεδομένα σχετικά με την υγεία, δεδομένα σχετικά με τη σεξουαλική ζωή ή τον γενετήσιο προσανατολισμό ενός ατόμου, και γενικότερα πληροφορίες που δεν σχετίζονται με το περιστατικό δεν πρέπει να περιλαμβάνονται στην αναφορά.

Ε) Ο Αναφέρων δε χρειάζεται να είναι απολύτως σίγουρος για τη βασιμότητα της αναφοράς του. Αρκεί να διατηρεί εύλογες ανησυχίες ή υπόνοιες. Δεν πρέπει να προβαίνει σε παράνομες ενέργειες που μπορούν να θέσουν τον εαυτό του, τον Όμιλο ή κάποιον τρίτο σε κίνδυνο, προκειμένου να αναζητήσει και να συλλέξει περισσότερα στοιχεία για να στηρίξει την αναφορά του.

ΣΤ) Ο Αναφέρων θα πρέπει να είναι διαθέσιμος, είτε εμπιστευτικά είτε ανώνυμα μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, να παράσχει περαιτέρω πληροφορίες, εφόσον του ζητηθούν.

Z) Ενθαρρύνεται η υποβολή επώνυμων εμπιστευτικών αναφορών. Ωστόσο, διευκρινίζεται ότι οι ανώνυμες αναφορές αντιμετωπίζονται με την ίδια ακριβώς προσοχή και βαρύτητα.

8. Αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων αρμόδιων οργάνων

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

Ο Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.), στις περιπτώσεις όπου έχει οριστεί, συνεργάζεται με τα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.), της οποίας προΐσταται και αναφέρεται απευθείας στο Διοικητικό Συμβούλιο. Ο Υ.Π.Π.Α., συνεπικουρούμενος από τα λοιπά μέλη της Ε.Δ.Α., έχει τις εξής νομοθετικά προβλεπόμενες αρμοδιότητες:

α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής αναφοράς εντός του Ομίλου και γνωστοποιεί ηλεκτρονικά τις σχετικές πληροφορίες στις Εταιρείες του Ομίλου,

β) παραλαμβάνει αναφορές,

γ) βεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς στον Αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,

δ) διασφαλίζει από την πλευρά του την εμπιστευτικότητα και την προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,

ε) καταχωρίζει την αναφορά στο Μητρώο Αναφορών σε έντυπη ή ψηφιακή μορφή,

στ) διαβιβάζει την αναφορά προς διερεύνηση ψευδωνυμοποιημένη – εφόσον πρόκειται για μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα – ως προς τον Αναφέροντα (εφόσον δεν επιθυμεί να αποκαλυφθεί η ταυτότητά του) και σύμφωνα με τις διατάξεις του Κεφαλαίου ΣΤ’ του ν. 4990/2022 περί εμπιστευτικότητας και προστασίας προσωπικών δεδομένων στα αρμόδια όργανα της Εταιρείας ή/και στους αρμόδιους κατά περίπτωση φορείς,

ζ) αρχειοθετεί την αναφορά ενημερώνοντας σχετικά τον Αναφέροντα σε περίπτωση που αυτή είναι εμφανώς ακατάληπτη, αόριστη, παράλογη, κακόβουλη ή καταχρηστική, το περιεχόμενο δεν εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του ν. 4990/2022 (ή/και του ν. 4808/2021) ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για παραβιάσεις,

η) σε περίπτωση που υπάρχουν ενδείξεις τέλεσης αξιόποινης πράξης που διώκεται αυτεπαγγέλτως, διαβιβάζει αντίγραφο της αναφοράς στον αρμόδιο εισαγγελέα ενημερώνοντας τον Αναφέροντα,

θ) διατηρεί επικοινωνία με τον Αναφέροντα και εφόσον απαιτείται ζητά επιπλέον πληροφορίες.

ι) παρακολουθεί την αναφορά και επικοινωνεί με το αρμόδιο όργανο της Εταιρείας που έχει επιληφθεί της αναφοράς,

ια) παρέχει ενημέρωση στον Αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον Αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς, κατόπιν ενημέρωσης από το αρμόδιο όργανο της Εταιρείας,

ιβ) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και

ιγ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον Όμιλο.

Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)

Η Ε.Δ.Α. συνεπικουρεί τον Υ.Π.Π.Α. ως προς τη διαχείριση των αναφορών που υποβάλλονται μέσω των καναλιών αναφοράς. Η Ε.Δ.Α. αναφέρεται στο Διοικητικό Συμβούλιο και αποτελείται από εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.

Η Ε.Δ.Α. συνδράμει συνολικά στο έργο του Υ.Π.Π.Α. και κυρίως στις εξής ενέργειες:

Εξέταση του παραδεκτού των αναφορών που έρχονται σε γνώση της μέσω των θεσπισμένων καναλιών αναφοράς του Ομίλου.
Αξιολόγηση και προτεραιοποίηση των αναφορών.
Ορισμός του Υπευθύνου Διερεύνησης για τις αναφορές που χρήζουν διερεύνησης, πρόταση διορθωτικών μέτρων και έγκριση έκθεσης διερεύνησης.
Μέριμνα για την προστασία των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στις αναφορές και δη τον καθορισμό των επιπέδων – δικαιωμάτων πρόσβασης σε αυτά καθώς και τη διαγραφή τους, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες προθεσμίες στη Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου.
Παρακολούθηση προόδου και αποτελεσμάτων των διερευνήσεων.

Υπεύθυνος Διερεύνησης

Ο Υπεύθυνος Διερεύνησης είναι εξουσιοδοτημένο πρόσωπο και αρμόδιο, σε συνεργασία με τον Υ.Π.Π.Α., για τις κάτωθι ενέργειες:

Σχεδιάζει και διενεργεί την έρευνα, προκειμένου να αποδειχθεί η βασιμότητα της αναφοράς.
Αναζητά και να προτείνει στην Ε.Δ.Α. εξειδικευμένους έμπειρους εσωτερικούς ή εξωτερικούς συνεργάτες ανάλογα με τις ανάγκες της έρευνας.
Εντοπίζει, συλλέγει και αναλύει το απαραίτητο αποδεικτικό υλικό.
Διενεργεί συνεντεύξεις για να εξακριβωθούν τα πραγματικά περιστατικά.
Προσδιορίζει την κατάλληλη χρονική στιγμή για την ενημέρωση του Αναφερόμενου ως προς το αντικείμενο της διερεύνησης και προβαίνει στην εξέτασή του.
Παρακολουθεί τη νομιμότητα της διαδικασίας και την εφαρμογή του χρονοδιαγράμματος.
Συντάσσει την έκθεση διερεύνησης και την παρουσιάζει προς έγκριση στην Ε.Δ.Α.
Υποβάλλει συστάσεις για τη νομική μεταχείριση του/των υπόπτου/-ων, για τη λήψη διορθωτικών ενεργειών και για την κοινοποίηση ή μη της παραβίασης σε αρμόδιους δημόσιους φορείς.

Διοικητικό Συμβούλιο

Το Διοικητικό Συμβούλιο της εμπλεκόμενης Εταιρείας του Ομίλου ενημερώνεται για την πρόοδο και τα αποτελέσματα των ερευνών από την Ε.Δ.Α. και δη τον Υ.Π.Π.Α., όποτε κρίνεται απαραίτητο. Επίσης, λαμβάνει αποφάσεις επί των αναφορών και συγκεκριμένα:

Για τη νομική μεταχείριση των Αναφερόμενων
Για τη λήψη διορθωτικών ενεργειών
Για τη γνωστοποίηση ή μη του πορίσματος της εσωτερικής διερεύνησης σε κρατικές υπηρεσίες ή ανεξάρτητες αρχές.

Τέλος, εγκρίνει το διορθωτικό σχέδιο δράσης που αναπτύσσει ο Υ.Π.Π.Α.

9. Προστασία Αναφερόντων

Ο Όμιλος προστατεύει όλους όσους περιλαμβάνονται στο άρθρο 4 της παρούσας και αναφέρουν με καλή πίστη παράνομες συμπεριφορές. Στο πλαίσιο αυτό, απαγορεύεται κάθε είδους αρνητική συμπεριφορά σε βάρος οποιουδήποτε έχει πραγματοποιήσει αναφορά, ακόμα και εάν η αναφορά του αποδειχθεί εκ των υστέρων εσφαλμένη. Η Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών και δη ο Υ.Π.Π.Α. καθώς και η Διοίκηση διασφαλίζουν τη μη ύπαρξη αντιποίνων στην περίπτωση που οποιοσδήποτε με καλή πίστη υποβάλλει αναφορά.

Πιο συγκεκριμένα, ο Όμιλος δεσμεύεται ότι οι εργαζόμενοι που έχουν υποβάλλει αναφορά δεν θα υποστούν αντίποινα, παρενόχληση ή περιθωριοποίηση, εκφοβισμό ή απειλές και άδικη μεταχείριση ως αποτέλεσμα της αναφοράς τους, (π.χ. αποκλεισμό από εκπαιδευτικά σεμινάρια, μη έγκριση εξόδων, μη παροχή αδείας, αβάσιμη αρνητική αξιολόγηση κ.ο.κ.). Επίσης, δεν επιτρέπονται αδικαιολόγητες αλλαγές στη σχέση εργασίας ως αποτέλεσμα της αναφοράς. Σε περίπτωση κακόβουλης αναφοράς η παραπάνω προστασία δεν υφίσταται.

Το ίδιο επίπεδο προστασίας ισχύει και για τρίτα πρόσωπα που συνδέονται με τους Αναφέροντες και θα μπορούσαν να υποστούν αντίποινα σε εργασιακό πλαίσιο, όπως συνάδελφοι ή συγγενείς των αναφερόντων.

Σε περίπτωση που ο Αναφέρων είναι εξωτερικός συνεργάτης, δεν επιτρέπεται η πρόωρη διακοπή ή ακύρωση σύμβασης για εμπορεύματα ή υπηρεσίες, ως αποτέλεσμα της αναφοράς.

Οποιαδήποτε πιθανή πράξη αντιποίνων θα πρέπει να αναφέρεται άμεσα στον Υ.Π.Π.Α. και εν συνεχεία θα διερευνάται, εφόσον κρίνεται βάσιμη.

10. Δικαιώματα Αναφερόντων και Αναφερόμενων

Ο Αναφέρων έχει δικαίωμα να ενημερωθεί για την παραλαβή της αναφοράς του, το αργότερο εντός επτά (7) εργασίμων ημερών από την παραλαβή της και ανεξάρτητα από τον τρόπο υποβολής της. Επίσης, ενημερώνεται για την πορεία ή το αποτέλεσμα της διερεύνησης, εντός τριών (3) μηνών από τη βεβαίωση παραλαβής ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, εντός τριών (3) μηνών από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της αναφοράς καθώς και όταν η διερεύνηση ολοκληρωθεί. Ο Όμιλος φέρει την αντίστοιχη υποχρέωση ενημέρωσης του Αναφέροντος.

Ο Αναφερόμενος έχει το δικαίωμα να ενημερωθεί για το παράπτωμα για το οποίο κατηγορείται, για τα άτομα τα οποία έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στην αναφορά και για το δικαίωμα προηγούμενης ακρόασης. Ωστόσο, εφόσον υπάρχει σοβαρός κίνδυνος ότι η παραπάνω ενημέρωση θα μπορούσε να παρακωλύσει τη διερεύνηση της υπόθεσης και τη συλλογή των απαραίτητων αποδεικτικών στοιχείων ή θα μπορούσε να οδηγήσει στην ταυτοποίηση του Αναφέροντος, η ενημέρωση αναβάλλεται μέχρις ότου πάψει να υφίσταται αυτός ο κίνδυνος.

Αν η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη και ο Αναφερόμενος έχει γίνει γνώστης του περιεχομένου της αναφοράς στο πλαίσιο της διερεύνησης, τότε έχει δικαίωμα να ενημερωθεί για την ταυτότητα του Αναφέροντος (εφόσον η αναφορά ήταν επώνυμη), προκειμένου να ασκήσει τα δικαιώματά του.

Τα πρόσωπα που υπάγονται στο πεδίο εφαρμογής της Πολιτικής Αναφορών έχουν τη δυνατότητα, σε οποιαδήποτε φάση της διαδικασίας που ακολουθείται εντός του Ομίλου, να υποβάλουν επίσης καταγγελία στις αρμόδιες διοικητικές αρχές στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς τους (Επιθεώρηση Εργασίας, Συνήγορος του Πολίτη κ.ά.) καθώς και στις δικαστικές αρχές, κατ΄ επιλογή τους.

11. Διερεύνηση περιστατικών

Κατά το στάδιο της διερεύνησης όλοι οι εμπλεκόμενοι αντιμετωπίζονται με βάση τις αρχές της ισότητας, αμεροληψίας, σεβασμού στην ανθρώπινη αξιοπρέπεια και της δικαιοσύνης. Σε κάθε περίπτωση ισχύει το τεκμήριο της αθωότητας και το δικαίωμα της προηγούμενης ακρόασης και προστατεύεται το απόρρητο των πληροφοριών καθώς και η εμπιστευτικότητα των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Η έρευνα αρχίζει και ολοκληρώνεται το συντομότερο δυνατό από την υποβολή της αναφοράς και την συνακόλουθη αξιολόγησή της.

Όλοι όσοι αναφέρονται στο πεδίο εφαρμογής οφείλουν να συνεργάζονται με τον Υπεύθυνο Διερεύνησης, τον Υ.Π.Π.Α., τα λοιπά μέλη της Ε.Δ.Α. καθώς και τυχόν λοιπούς εξουσιοδοτημένους συνεργάτες τους κατά τη διενέργεια της εσωτερικής διερεύνησης προκειμένου να παρέχουν πληροφορίες και κάθε είδους συνδρομή για την εξέταση της αναφοράς.

Επισημαίνεται ότι οι Εταιρείες του Ομίλου και ο Υ.Π.Π.Α. συνεργάζονται με κάθε αρμόδια δημόσια, διοικητική ή δικαστική αρχή, η οποία, είτε αυτεπάγγελτα είτε κατόπιν υποβολής αιτήματος από θιγόμενο πρόσωπο, στο πλαίσιο της αρμοδιότητάς της, αιτείται την παροχή στοιχείων ή πληροφοριών και δεσμεύονται να παρέχουν συνδρομή και πρόσβαση στα στοιχεία. Προς το σκοπό αυτό, όποια στοιχεία συγκεντρώνονται, σε κάθε μορφή, διατηρούνται σε σχετικό φάκελο τηρουμένων των διατάξεων του ν. 4624/2019.

12. Διορθωτικές ενέργειες

Ο Όμιλος διατηρεί μηδενική ανοχή έναντι των παραπτωμάτων που αναφέρονται στο άρθρο 5 της παρούσας. Ανάλογα με τα αποτελέσματα της έρευνας, o Υ.Π.Π.Α. υποβάλλει στο Δ.Σ. την έκθεση διερεύνησης, και κατόπιν διαβούλευσης με τα άλλα μέλη της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, προτείνει τη λήψη διορθωτικών ενεργειών. Την τελική απόφαση επί των συστάσεων του Υ.Π.Π.Α. λαμβάνει το Διοικητικό Συμβούλιο.

Ειδικά ως προς τις παραβιάσεις του Ν. 4808/2021, όταν εργαζόμενος ή με άλλη σχέση απασχολούμενος παραβιάζει την απαγόρευση βίας και παρενόχλησης του α. 4 του ίδιου νόμου, ο Όμιλος είναι υποχρεωμένος να λάβει τα απαραίτητα πρόσφορα και ανάλογα μέτρα κατά περίπτωση σε βάρος του καταγγελλόμενου, προκειμένου να εμποδιστεί και να μην επαναληφθεί παρόμοιο περιστατικό ή συμπεριφορά. Τα μέτρα αυτά μπορεί να περιλαμβάνουν τη σύσταση συμμόρφωσης, την αλλαγή θέσης, ωραρίου, τόπου ή τρόπου παροχής εργασίας ή την καταγγελία της σχέσης απασχόλησης ή συνεργασίας, με την επιφύλαξη της απαγόρευσης της κατάχρησης δικαιώματος του α. 281 ΑΚ.

13. Εμπιστευτικότητα – Ανωνυμία

Ο Όμιλος ενθαρρύνει τους εργαζόμενους και τους εξωτερικούς συνεργάτες να εκφράζουν τις ανησυχίες τους για πιθανά παραπτώματα μέσω των υπαρχόντων καναλιών αναφοράς. Επίσης, δεσμεύεται ότι θα καταβάλει κάθε δυνατή προσπάθεια, και θα λάβει κάθε πρόσφορο μέτρο, ώστε να προστατεύσει την ταυτότητα τόσο των Αναφερόντων και των Αναφερομένων όσο και τρίτων εμπλεκόμενων προσώπων και να χειριστεί την υπόθεση με πλήρη εμπιστευτικότητα και εχεμύθεια. Η διερεύνηση διεξάγεται σε συνθήκες διακριτικότητας και προστατεύεται με κάθε πρόσφορο τρόπο το απόρρητο των πληροφοριών, ακόμη και αν οι συγκεκριμένες περιστάσεις απαιτούν ενδελεχή έρευνα, τηρουμένων των διατάξεων περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.

Σε κάθε περίπτωση, κατά τη διαχείριση και διερεύνηση περιστατικού, η ταυτότητα του Αναφέροντος (εφόσον η αναφορά είναι επώνυμη) δεν αποκαλύπτεται σε κανέναν άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα άτομα που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, να παρακολουθούν και να διερευνούν τις αναφορές, δηλαδή πέραν των τριών (3) μελών της Επιτροπής Διαχείρισης Αναφορών, του Υπεύθυνου Διερεύνησης, της Ομάδας Διερεύνησης συμπεριλαμβανομένων τυχόν εξειδικευμένων εξωτερικών συμβούλων, που έχουν κληθεί ειδικά για τη διερεύνηση του περιστατικού, εκτός εάν ο Αναφέρων έχει δώσει ρητή συναίνεση ή η αναφορά αποδειχθεί κακόβουλη.

Η ανωνυμία επιτυγχάνεται με τη χρήση κατάλληλων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων και κυρίως μέσω της ηλεκτρονικής πλατφόρμας αναφορών, η οποία υποστηρίζει ανώνυμη και αμφίδρομη επικοινωνία και πληροί υψηλές προδιαγραφές ασφαλείας.

14. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

Κάθε επεξεργασία προσωπικών δεδομένων υπό την Πολιτική Αναφορών πραγματοποιείται σύμφωνα με την εθνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία που ισχύει για τα προσωπικά δεδομένα. Τα δεδομένα όλων των εμπλεκομένων προστατεύονται και υπόκεινται σε επεξεργασία αποκλειστικά και μόνο σε σχέση με την εκάστοτε αναφορά και με μόνο σκοπό να εξακριβωθεί η βασιμότητα ή μη της αναφοράς και να διερευνηθεί το συγκεκριμένο περιστατικό.

Ο Όμιλος λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Ευαίσθητα προσωπικά δεδομένα και άλλα δεδομένα που δεν σχετίζονται άμεσα με την αναφορά δεν επεξεργάζονται περαιτέρω.

Πρόσβαση στα δεδομένα που περιλαμβάνονται στις αναφορές μπορούν να έχουν μόνο όσα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα αναφέρονται στην παρούσα και ανάλογα με τα δικαιώματα – επίπεδα πρόσβασης που τυχόν καθορίζονται για αυτά από την Ε.Δ.Α.

Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται σε εύλογο χρονικό διάστημα από την ολοκλήρωση της διερεύνησης. Τα προσωπικά δεδομένα διαγράφονται από το Μητρώο Αναφορών, από το υλικό που προέκυψε κατά τη διερεύνηση και από την πλατφόρμα αναφορών, σύμφωνα με σαφώς καθορισμένα χρονικά πλαίσια.

15. Ενημέρωση και εκπαίδευση

Όλοι οι εργαζόμενοι και οι εξωτερικοί συνεργάτες οφείλουν να συμμορφώνονται με την παρούσα Πολιτική. Ο Υ.Π.Π.Α., σε συνεργασία με τη Γενική Διεύθυνση Ανθρωπίνου Δυναμικού, διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι του Ομίλου ενημερώνονται και εκπαιδεύονται σχετικά με το περιεχόμενο της παρούσας Πολιτικής. Η ενημέρωση γίνεται μέσω της αποστολής ενημερωτικού υλικού, email, newsletters ή με άλλο πρόσφορο τρόπο ανάλογα με την κατηγορία των εργαζομένων. Επίσης, ενημέρωση για την Πολιτική δημοσιεύεται σε εμφανές μέρος στο intranet του Ομίλου καθώς και στην ηλεκτρονική πλατφόρμα αναφορών.

Οι δράσεις ενημέρωσης και ευαισθητοποίησης δύναται να δημοσιοποιούνται σε όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη (επενδυτές, χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, κοινωνία, συνεργάτες του Ομίλου κ.ά.), ώστε να παγιωθεί ότι ο Όμιλος υποστηρίζει τις αρχές της ακεραιότητας, της εντιμότητας και της διαφάνειας.

16. Σχετιζόμενες Πολιτικές & Διαδικασίες

Πολιτική για την καταπολέμηση της βίας και της παρενόχλησης στην εργασία
Διαδικασία Διαχείρισης και Διερεύνησης Αναφορών Παραβίασης Κανονιστικού Πλαισίου
Πολιτική προστασίας προσωπικών δεδομένων του Ομίλου

Πολιτικές Coral

Σκοπός και στόχοι πολιτικής

Πεδίο εφαρμογής

Σχετικό ρυθμιστικό πλαίσιο και πρότυπα

Ορισμοί

Μέθοδοι και τύποι δωροδοκιών

Απαγορευμένες δραστηριότητες

Εμπορική δωροδοκία

Διευκόλυνση πληρωμών

Ξέπλυμα χρήματος

Τομείς εστίασης ενδιαφέροντος

Δώρα, ταξίδια, ψυχαγωγία και οτιδήποτε αξίας

Φιλανθρωπικές δωρεές

Άσκηση συλλογικής επιρροής (Lobbying)

Επιλογή Προσωπικού

Σχέσεις με Τρίτα μέρη (πωλητές, επιχειρηματικούς συνεργάτες κ.λπ.)

Χρηματοοικονομικοί και Λογιστικοί Έλεγχοι

Διαδικασίες για τη διερεύνηση παραβάσεων ή ζητημάτων

Πειθαρχική Διαδικασία

Ρόλοι και Ευθύνες

Παράρτημα Α – Προειδοποιητικές Ενδείξεις

1. ΕΙΣΑΓΩΓΗ

2. ΣΚΟΠΟΣ

3. ΟΡΙΣΜΟΙ

4. ΠΕΔΙΟ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ

5. ΔΗΛΩΣΗ ΜΗΔΕΝΙΚΗΣ ΑΝΟΧΗΣ ΣΕ ΠΕΡΙΣΤΑΤΙΚΑ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ

6. ΠΡΟΛΗΨΗ ΚΑΙ ΚΑΤΑΠΟΛΕΜΗΣΗ ΤΗΣ ΒΙΑΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΠΑΡΕΝΟΧΛΗΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΡΓΑΣΙΑ

6.1 Εκτίμηση κινδύνων βίας και παρενόχλησης στην εργασία

6.4. Προστασία της απασχόλησης και υποστήριξη εργαζομένων θυμάτων ενδοοικογενειακής βίας

7. ΠΡΟΣΩΠΟ ΑΝΑΦΟΡΑΣ

8. ΥΠΟΔΟΧΗ ΚΑΙ ΕΞΕΤΑΣΗ ΑΝΑΦΟΡΩΝ

9. ΣΧΕΤΙΖΟΜΕΝΕΣ ΠΟΛΙΤΙΚΕΣ & ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ

1. Εισαγωγή

2. Σκοπός

3. Ορισμοί

4. Πεδίο εφαρμογής

5. Είδη παραπτωμάτων

6. Κανάλια αναφορών

7. Κατευθύνσεις για την υποβολή αναφορών

8. Αρμοδιότητες των εμπλεκόμενων αρμόδιων οργάνων

Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)

Επιτροπή Διαχείρισης Αναφορών (Ε.Δ.Α.)

Υπεύθυνος Διερεύνησης

Διοικητικό Συμβούλιο

9. Προστασία Αναφερόντων

10. Δικαιώματα Αναφερόντων και Αναφερόμενων

11. Διερεύνηση περιστατικών

12. Διορθωτικές ενέργειες

13. Εμπιστευτικότητα – Ανωνυμία

14. Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα

15. Ενημέρωση και εκπαίδευση

16. Σχετιζόμενες Πολιτικές & Διαδικασίες